Gestionnaire administratif(ve)

Description du poste

Finalité et missions principales du poste

Vous contribuez au bon fonctionnement transversal de la DOS, en assurant à la fois :
• un appui fonctionnel structurant à la direction de la DOS et aux départements de la direction (élaboration et structuration d'outils de partage de l'information, d'aide à la décision et de pilotage et d'optimisation des processus),
• des missions de secrétariat de direction, en complémentarité avec l'assistante de direction, afin de garantir la continuité et la fluidité de l'activité.

Activités principales

1) Appui fonctionnel et transversal à la direction (70%)
• Concevoir, formaliser et déployer des outils partagés visant à améliorer la circulation de l'information et le fonctionnement transversal de la DOS ;
• Contribuer à la sécurisation et à la formalisation des processus internes (méthodes, procédures, modes opératoires), notamment sur les fonctions support et les circuits administratifs ;
• Participer à la valorisation des actions de la DOS (supports de présentation, tableaux de bord, documents institutionnels) ;
• Assurer un appui opérationnel auprès des cinq départements de la DOS pour :
- l'optimisation des organisations de travail et des activités de secrétariat,
- l'accompagnement sur des besoins spécifiques ou ponctuels,
- l'harmonisation des pratiques administratives ;
• Contribuer au suivi administratif et financier du Fonds d'Intervention Régional (FIR) pour le périmètre de la direction, en lien avec les services concernés, notamment :
- la centralisation et la consolidation des besoins en crédits FIR
- la mise en paiement des conventions FIR relatives au numérique en santé des établissements médico sociaux
- la contribution aux travaux de suivi et de reporting FIR
• Participer à la structuration et à l'amélioration de l'usage des outils collaboratifs (Microsoft / Teams) au sein de la direction.


2) Missions de secrétariat de direction - en complémentarité et en suppléance (30%)
• Assurer, en complémentarité avec l'assistante de direction, les missions de secrétariat de direction de la DOS, notamment :
- l'organisation logistique et administrative des réunions de direction (planification, convocations, réservation de salles, préparation et diffusion des supports),
- la gestion et le suivi des parapheurs, courriers et dossiers transversaux ;
• Assurer le remplacement de l'assistante de direction lors de ses congés afin de garantir la continuité du secrétariat de direction

Profil recherché

Vos compétences

Dotée d'une formation de type « Assistant(e) Manager », vous possédez une expérience réussie en qualité d'assistant(e). Vous connaissez idéalement le secteur sanitaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs, notamment Excel (tableaux de suivi, consolidation de données, reporting), Word, PowerPoint, Outlook ainsi que les environnements Microsoft / Teams.

Vos qualités relationnelles et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.

Vous disposez d'une grande agilité dans le traitement de l'information, d'une capacité d'adaptation et avez la capacité à trouver des solutions rapidement.

Savoirs
Connaître l'environnement institutionnel et administratif
Connaître le cadre législatif et règlementaire de la santé publique
Techniques de planification
Connaître les règles de la gestion budgétaire et comptable publique

Savoir-faire
Réaliser un diagnostic, une analyse, une synthèse
Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams)
Elaborer, mettre en œuvre, contrôler des procédures, normes, outils, méthodesOrganiser, planifier, coordonner les informations
Savoir rendre compte, informer, alerter
Savoir mettre en œuvre les techniques rédactionnelles
Respecter les délais et les échéances

Savoir-être
Faire preuve de rigueur et méthode
Polyvalence
Adaptabilité et disponibilité
Être réactif et avoir l'esprit d'initiative
Travailler en équipe
Sens de l'écoute
Diplomatie
Être autonome
Respecter la confidentialité

Informations complémentaires

Contributions particulières d'exercice
Participation à la gestion de crise

Rémunération : 27-32K€ brut annuel