À propos de nous
Présent dans 28 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités… Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités.
Mission
Dans le cadre du développement de nos équipes, nous recherchons un Assistant Administratif H/F qui interviendra de manière transversale auprès de plusieurs services : RSE, Bureau d’Études Levage, Service Contrats et Bureau d'études Soudage.
Le poste est basé au siège social du Groupe Ortec, situé au cœur du technopôle d’Aix-les-Milles.
Vos missions clés consisteront notamment à :
1. Assistance administrative transverse (tous services)
* Gestion des commandes et suivi des factures fournisseurs (QIB, petit matériel, matériel informatique…).
* Interface avec le service achats pour la création ou validation de nouveaux fournisseurs (logiciels, matériel…).
* Vérification des notes de frais et appui à l’organisation des déplacements.
* Création des comptes informatiques (stagiaires, nouveaux arrivants) et gestion des demandes d’accès : Accueil visiteurs, Logiciels internes (Sioux, Notilus, SIRH, SharePoint…)
* Soutien à l’organisation d’événements internes : accueil des apprentis, réunions externes, repas, événements d’équipe…
* Participation à l’accueil des nouveaux arrivants du siège (Mission Casque d’Or).
* Appui général aux services sur les outils, processus groupe et sollicitations quotidiennes.
2. Support spécifique au Bureau d’Études (BE)
* Suivi et émission de la facturation interne (10 à 20 factures par mois) liées aux tâches et projets.
3. Support spécifique au Service soudage
* Gestion administrative pour 2 entités : Lançon (OI siège) et SCI (OS)
* Suivi de la facturation interne : tâches, projets, audits ISO3834, refacturations normes.
* Appui administratif lié au programme ANRT (thèse) : contrôle des financements reçus.
* Relecture et mise en forme de documents en français et en anglais.
* Rôle de référent Sioux : gestion des accès, demandes, paramétrages de base.
4. Support spécifique au Service Contrat
* Appui à la réponse aux appels d’offres : RFI / dossiers administratifs, Recherche et collecte d’informations administratives
5. Support spécifique au Service RSE
* Réponse aux enquêtes INSEE.
* Préparation des éléments pour les questionnaires ECOVADIS des agences.
* Appui aux ingénieurs RSE pour : Le reporting extra-financier annuel, La collecte des données, La préparation des documents RSE de l’année
* Interface avec les services du siège (DSI, DAF, Achats…).
* Centralisation et traitement des demandes des agences, départements et pôles concernant les questionnaires RSE clients.
* Appui administratif courant : déplacements, notes de frais, accès, comptes informatiques, événementiel interne…
Profil
Parlons de vous ! Qui êtes-vous ?
Vous êtes titulaire d’un Bac+2 à Bac+3 en administration, gestion, assistanat ou équivalent (BTS GPME, DUT GEA, licence administration…).
Vous justifiez d’au moins 3 années d’expérience sur un poste administratif polyvalent, idéalement au sein d’un environnement multi-services ou multi-interlocuteurs. Une expérience au sein d’un service RSE constitue un véritable atout.
Organisé(e) et réactif(ve), vous gérez aisément plusieurs missions en parallèle. Polyvalent(e) et Proactif(ve), vous aimez anticiper les besoins et prendre des initiatives. Votre aisance relationnelle et votre sens du service vous permette de fluidifier les échanges et de soutenir efficacement les équipes.
À l’aise avec les systèmes d’information, vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques, en particulier le pack Office.
Une expérience avec un ERP ou des outils métiers tels que Sioux, Notilus ou le SIRH serait fortement appréciée.
Ce que nous offrons ?
Un package salarial attractif :
* Salaire selon profil,
* Prime de fin d’année égale à un treizième mois + Intéressement + Gratification selon objectifs,
* Carte restaurant à hauteur de 10.30 euros par jour travaillés, pris en charge à 60% par le Groupe,
* Une prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%,
* Mutuelle Groupe.
Le développement de compétences, accélérateur de performance :
* Des actions de formation au-delà des obligations légales,
* Un centre de formation interne,
* Un programme de mobilité en interne,
* Un programme de cooptation, prime de 1000€ bruts par cooptés.
Notre politique RH, mise en œuvre autour d’une démarche solidaire globale : Action logement, Action sociale, Action handicap.
L’équilibre pour réussir ! Un environnement de travail accueillant et flexible :
* Un accord de télétravail en vigueur : 1 journée fixe par semaine,
* Une place de parking sur notre site. Si vous venez en transport en commun la zone d’activité d’Aix-les-Milles est très bien desservie,
* Des journées d’équipe et évènements de Groupe,
* Un CSE proposant différents avantages : chèques vacances, tickets cinéma, tarifs abonnement sportif, cadeaux de Noël etc.
Et maintenant, quelle suite pour votre candidature ?
Si nous poursuivons l’aventure ensemble, vous me rencontrerez au sein de notre siège social basé à Aix-en-Provence : Élodie, Chargée de Recrutement, puis par Lionnel, Adjoint Direction RSE, accompagné de François‑Xavier, Chef de Service du Bureau d’Études Levage.
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