En tant que responsable de l'unité Etat civil et Gestion des concessions, votre rôle sera d'accompagner et soutenir votre équipe de 6 personnes dans ses missions quotidiennes d'accueil, d'information et d'accompagnement des familles et des opérateurs funéraires dans les démarches liées au décès des personnes.
Vous assurerez l'ensemble des missions suivantes :
* Gestion et suivi des agents de l'équipe (organisation des plannings, des absences, des tâches...);
* Suivi des procédures et démarches d'état-civil décès, d'opérations funéraires (acte de décès, inhumations, exhumations, ...) et de gestion des concessions;
* Réception des familles dans certaines situations sensibles ou complexes;
* Suivi des registres Etat civil et Opérations funéraires;
* Suivi des procédures et des funérailles des personnes sans famille, en lien avec le CCAS et le CHRU;
* Organisation et suivi de l'accueil et des demandes (courriers, mails, appels téléphoniques) des familles en matière d'état-civil, d'opérations funéraires et de gestion des concessions, en lien avec l'assistante du service et le Conservateur des cimetières et ses équipes;
* Suivi des ventes, renouvellements, conversions et échéances des concessions sépulcrales, vérification et délivrance des titres définitifs des concessions;
* Gestion et suivi des listes d'emplacements disponibles et des reprises administratives des concessions funéraires en lien avec le Conservateur des cimetières;
* Vérification et mise à jour des paramétrages MELODIE (logiciel état civil) et GESCIME (logiciel de gestion des concessions) : formules, modèles, ...;
* Mise en place et suivi des tableaux de bord des activités de l'unité;
* Participation à des réunions avec l'unité technique Gestion des cimetières mais aussi avec les responsables des accueils des mairies de quartier ;
* Participation aux projets du service et de la Direction Proximité, en particulier d'amélioration continue de la relation aux usagers et de professionnalisation des agents d'accueil.
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