Agent administratif accueil et prestations enfant (h/f) - montreuil

Vos missions en quelques mots Catégorie C Filière : Administrative MISSION Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Traite les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. ACTIVITÉS PRINCIPALES - Collecte et traitement des demandes de calculs des quotients familiaux : nouvelle procédure - Suivi de la réservation maélis - Gérer l'accueil physique et téléphonique du public - Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents. - Gestion de la boite mail générique ape correspondances selon les besoins sur tous types de prestations APE - Encaissements des prestations à l’Enfant - Traitement des réclamations liés à la facturation, minorations des factures, demandes diverses usagers - Mise en place des prélèvements automatique dans le logiciel maelis - Suivi de l'activité maelis réservation, contrôle des saisies effectuées aux guichets, suivi des régularisations de facturations liées aux absences justifiées des enfants ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES - calcul du quotient familial tarif ville -créations des activités péri-scolaires - traite des demandes de l'un des responsables : fichier à modifier, à rectifier,, mise sous plis, pointage divers ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DETAILLEES Savoir faire Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers Recevoir, filtrer et traiter ou réorienter les courriers électroniques Saisir des documents de formes et de contenus divers Gérer et actualiser une base d'informations (MAELIS notamment) Rechercher des informations, notamment réglementaires Vérifier la validité des informations traitées Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion Rédiger des documents administratifs Réfléchir aux outils du service et proposer des améliorations, donc participer à la progression du service ; Contribuer à l’intégration des nouveaux agents ;Représenter l’image de la collectivité MOYENS Matériel bureautique Progiciels spécifiques, logiciels pack office CONDITIONS D’EXERCICE Devoir de réserve Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité Positionnement à la Mairie annexe par roulement Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité ; Permanence par roulements le jeudi soir, le samedi matin, mairie annexe HABILITATIONS Prépositions à l’encaissement Profil recherché Savoir-être Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques