Assistant / assistante de direction en comptabilité (h/f)

Dans le cadre de vos missions, vous serez en charge de :

Suivre la trésorerie

- Rapprochement bancaire
- Suivi quotidien des flux de trésorerie

Gérer le processus d'encaissement clients par virement

- Contrôler et valider les dossiers clients avant la facturation
- Enregistrer les encaissements sur MASTERCAR en se référant aux banques
- Classer les dossiers clients physique
- Mettre à jour le tableau des entrées
- Export / Import des encaissements du mois sur EBP
- Vérifier les imports et lettrer les comptes clients sur EBP
- Traiter les écarts de règlements avec les experts et assurances
- Gérer les relances et recouvrement auprès des clients et assurances

Gérer le processus d'encaissement clients CB / espèce / Chèque

- Enregistrer les bordereaux de remises sur MASTERCAR
- Faire la caisse chaque vendredi
- Envoyer les chèques par voie postale
- Export / Import des encaissements du mois sur EBP
- Contrôler la conformité sur EBP

Gérer le processus de décaissement fournisseurs

- Superviser la phase d'enregistrement des factures FRS sur YOOZ
- Superviser la phase de validation des factures sur YOOZ
- Gérer la phase de validation comptable des factures sur YOOZ
- Export / Import des factures FRS de YOOZ vers EBP Compta
- Vérification des imports avec les relevés de comptes FRS
- Lettrer les règlements des comptes FRS
- Mettre à jour le grand livre FRS non lettré 2 fois par mois
- Mettre à jour le tableau de suivi des règlements fournisseurs en fonction des dossiers clients encaissés
- Mettre à jour le tableau de suivi des règlements dans le respect des engagements pris pour les charges de structures et suivi financier des investissements
- Reporting des tableaux à jour à la direction 2 fois par mois pour mise en paiement des factures.
- Transmettre le lettrage des règlements aux fournisseurs
Préparer les situations comptables et clôtures de comptes mensuels
- Export / Import du chiffre d'affaires
- Vérifier et valider les encaissements
- Vérifier les comptes fournisseurs
- Etablir les déclarations fiscales et enregistrer les OD de TVA
- Enregistrer les OD de paies
- Reporting à la direction états de gestion du mois
- Vérifier et valider les enregistrements des comptes analytiques
- Mise à jour du tableau de rentabilité mensuelle

Clôture des comptes annuels et clôture de bilan

- Répertorier et classer l'ensemble des documents et justificatifs, selon procédure
- Vérifier toutes les écritures comptables
- Réviser, rapprocher et vérifier la concordance de toutes les transactions financières de l'exercice.
- Saisir l'inventaire, le stock et des immobilisations
- Gérer l'interface avec l'expert-comptable

MANAGEMENT HIERACHIQUE ET TRANSVERSALE

- Animer l'équipe ACCUEIL, Coordonner, organiser et répartir leurs tâches en fonction des priorités et des besoins de l'entreprise
- Coordonner les flux d'information entre les services ACCUEIL / ATELIER / ADMIN
- Former en continu l'équipe de l'accueil
- Garantir le respect des procédures et de leur périodicité
- Garantir la mise à jour des dossier physique et en digital
- Reporting mensuel à la direction des indicateurs de performances des collaborateurs
- Reporting mensuel des prépa paie (pointeuse / ABS / ARRET / CP)

COORDINATION DES TACHES ADMINISTRATIVES

- Traiter le courrier : (Rédaction, envoi, réception, enregistrement, tri, distribution aux différents services, gestion administrative du courrier, etc)
- Scan et classement des courriers importants sur le serveur
- Reporting à la direction des courriers Importants Prioritaires et sensibles
- Réaliser et transmettre les comptes rendus de réunion hebdomadaire
- Gérer les différents contrats de l'entreprise (assurance, crédit bail .)
- Gérer les prestataires de services liés à la maintenance et l'entretien des équipements et locaux.

COORDINATION DES INTERFACES ENTRE ERP

- Maitriser l'ensemble des ERP, leurs interfaces et la connectivité entre chacun d'eux
- Former les collaborateurs en