A propos de l'entreprise :
L'Afdas est l'opérateur de compétences (Opco) de la culture, des industries créatives, des médias, de la communication, des télécommunications, du sport, du tourisme, des loisirs et du divertissement.
L'Opco fédère 31 branches qui représentent plus de 100 000 entreprises adhérentes et plus de 470 000 professionnels salariés et non-salariés singuliers (intermittents du spectacle et de l'audiovisuel, artistes-auteurs, journalistes de presse rémunérés à la pige, sportifs professionnels, sportifs de haut niveau, saisonniers des loisirs et du tourisme).
Les 3 grandes missions de l'Afdas :
- Observateur prospectif des métiers et veilleur stratégique des grandes tendances de formation, des habitudes formatives et des pratiques de recrutement.
- Ingénieur et designer de parcours emploi/formation avec le développement d'une offre de service « prêt-à-porter » et « sur-mesure » via l'expérimentation de projets innovants.
- Financeur des projets emploi/formation et de prestation de conseil RH via un processus d'optimisation financière.
Les 330 collaborateurs de l'Opco oeuvrent, au quotidien et sur l'ensemble du territoire, pour la professionnalisation des adhérents et ayants-droit, avec une culture servicielle profondément ancrée, un ADN historiquement tourné vers l'innovation sociale et ce, en restant fidèle, depuis 1972 et plus de cinquante années d'existence, aux valeurs fondatrices de l'Afdas : proximité, expertise, engagement et bienveillance.
Vous souhaitez, vous aussi, contribuer à faire grandir les individus et à travers eux, l'ensemble des secteurs couverts par l'Opco...pour une société toujours plus culturelle, plus créative, plus touristique, plus sportive et plus divertissante ?
...Rejoignez l'Afdas !
A propos du poste :
En collaboration directe avec le Directeur Général et sous sa responsabilité, vous serez également en appui des différents membres du Comité Exécutif.
Vos missions sont les suivantes :
Préparation complète des instances de l'Afdas (Conseil d'administration, séances du bureau, séminaires des administrateurs, assemblée plénière, comités...). Vous assurez un lien constant, facilité et qualitatif entre la Direction générale, le Bureau et les administrateurs. Vous êtes en relation directe avec les présidents des différents collèges de chacune des instances, pour tous les aspects d'organisation.
Vous avez en charge la gestion documentaire : préparation et envoi des documents, organisation de l'information et de la documentation. Vous assurez la bonne mise à jour et la consolidation des contacts, notamment institutionnels. Vous prenez en charge la partie logistique : préparation et transmission des documents dans les délais prévus avant les réunions. Organisation des réunions en présentiel et en distanciel, l'envoi des convocations et vous veillez à la bonne préparation des ordres du jour ; la confirmation des rendez-vous, la réservation des salles et de toutes les commodités (Visio, accueil café, plateaux repas...) de tous les transports (parking et hébergements) ; la gestion des notes de frais.
Vous assistez à ces instances et en amont vous procédez à une vérification du quorum, vous prévenez et anticipez toute difficulté technique pour les réunions avec une composante distancielle ; vous projetez les supports et prenez des notes pour rédiger les comptes-rendus et prenez en charge la gestion des imprévus.
A l'issue de chaque instance, vous rédigez chaque procès-verbal et vous vous assurez de les faire signer, de les diffuser et de les archiver, à la fois comme patrimoine documentaire de l'Afdas, et comme documents utiles aux parties prenantes internes et externes. Assistanat de la direction générale et des directeurs généraux adjoints :Vous prenez en charge l'agenda, les déplacements et l'organisation des réunions de la Direction générale au quotidien (Organisation et coordination logistique et administrative des réunions internes, événements, séminaires, salons professionnels).En soutien de la Direction générale, vous assurez la préparation de documents, les
Profil recherché :
Vous disposez d'une formation validée de niveau Bac + 2 / Bac +3 dans l'assistanat de direction/assistant manager ou une licence administration économique et sociale (AES) et vous justifiez impérativement d'une expérience confirmée acquise sur un poste similaire.
Vous possédez une bonne culture générale ainsi qu'une parfaite maîtrise de l'ensemble des outils bureautiques Microsoft Office, et notamment la messagerie Outlook.
Vous devez savoir rédiger, analyser et synthétiser les points importants d'un message/dossier et en comprendre les impacts. Vous savez prioriser et piloter votre activité pour respecter les délais et les engagements.
Vous devez travailler en transverse avec toutes les directions et faire preuve d'une excellente communication et coopération.
Très bon niveau rédactionnel.
Compétences transversales :
Véritable personne de confiance
Attitude positive et orientée service
Avoir une très bonne aisance relationnelle
Savoir agir avec diplomatie
Prise de décision et action dans l'urgence
Qualités relationnelles et sens de l'écoute
Disponibilité et adaptabilité
Force de proposition et apporteur de solutions
Autonomie, rigueur et pédagogie
Respect de la confidentialité et grande discrétion
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