Gestionnaire administratif et pédagogique - département info-com

À propos de nous

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France

L’IUT de Montreuil propose des formations généralistes à vocation professionnelle. Il compte environ 750 étudiants répartis sur quatre départements proposant 4 BUT (bac+3) et 1 licence professionnelle (bac+3) dans les domaines : Informatique, Information-communication (INFOCOM), Gestion administrative et commerciale (GACO) et Qualité et logistique industrielle (QLIO).


Mission

Activités du poste

Le gestionnaire pédagogique et administratif assure le suivi académique des étudiants depuis leur inscription administrative jusqu’à la délivrance de leur diplôme, ainsi que le secrétariat administratif du département. Il assure le suivi de certains dossiers confiés au chef de département qu’il assiste, ainsi que la gestion des relations internes et externes du département :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l'orientation et l'information des interlocuteurs internes et externes (étudiants, enseignants, administratifs, etc.),

- Participer à l'organisation et à la gestion des campagnes d’inscription des étudiants,

- Procéder aux inscriptions administratives des étudiants,

- Gérer les dossiers étudiants de leur inscription pédagogique à l'édition du diplôme,

- Saisir les résultats dans le SI scolarité, gérer les notes, préparer les jurys, éditer les PV, publier les résultats,

- Assister les enseignants dans la préparation logistique des examens,

- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,certificats administratifs, etc.), les reproduire et les diffuser,

- Retranscrire des informations orales à l'écrit,

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des courriers,

- Classer et archiver les documents,

- Participer à la gestion collective du département (suivi des étudiants,statistiques, challenge de la communication, journée portes ouvertes,élections, etc)

- Gérer les stocks de fournitures de bureau et matériel audiovisuel du département,

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés,

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du département,

- Organiser la logistique des réunions du département ainsi que la retranscription des échanges,

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité,

- Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion du département.


Profil

Connaissances requises pour le poste

Compétences principales

• Connaissance du fonctionnement de l'université et de l'IUT,

• Connaissance des règles de scolarité en vigueur,

• Connaissance des droits et obligations des fonctionnaires,

• Connaissances technique du secrétariat administratif,

• Maitrise des outils informatiques (bureautique, messagerie),

Compétences associées

• Savoir accueillir, écouter, agir

• Avoir le sens des relations avec les étudiants et les enseignants

• Organiser et planifier ses activités,

• Travailler en équipe avec de nombreux interlocuteurs,

• Informer, conseiller et rendre compte à sa hiérarchie,

• Rechercher l'information, la vérifier, la classer,

• S'exprimer avec aisance tant à l'écrit qu'à l'oral,

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels,

• Autonomie, méthode et rigueur,

• Sens du service public,