Secrétaire polyvalente services techniques et urbanisme - commune de sausheim

Vos missions en quelques mots Sous l’autorité de la Direction des Services Techniques, le/la secrétaire polyvalent(e) assure des missions administratives, de secrétariat et d’accueil en appui aux activités des services techniques et de l’urbanisme. Interface entre les services, les élus, les entreprises, les associations et les administrés, il/elle contribue au bon fonctionnement administratif des services techniques, au suivi des dossiers et à la circulation de l’information. Le poste implique une forte polyvalence, de la rigueur administrative, de bonnes capacités d’organisation ainsi qu’une aptitude à gérer des tâches variées dans le respect des délais et des procédures. Activités régulières générales : • Assurer l’accueil téléphonique du service (entreprises, agents, élus, associations, administrés) et la prise de messages • Réaliser la frappe et la mise en forme de courriers administratifs, notes, tableaux de suivi, travaux de simplification de rapports, synthèse des observations, mise à jour des prévisions budgétaires, … • Établir les lettres et bons de commande, bordereaux d’envoi. • Assurer le suivi administratif des permissions de voirie : préparation des DICT, transmission aux entreprises et à la Police Municipale, classement des dossiers • Vérifier et enregistrer les factures sur le logiciel métier ATAL. • Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs. • Participer à la gestion administrative des manifestations et actions communales (commission environnement, concours des maisons fleuries, opérations locales d’animation, journée citoyenne, animations autour du Quatelbach,…) • Assurer le secrétariat des réunions de service Activités régulières en lien avec le service urbanisme : • Apporter un appui administratif à l’activité urbanisme (accueil physique, téléphonique, enregistrement des dossiers dans le logiciel CART ADS) • Organiser les rendez-vous avec les administrés, les entreprises (gestion des clés) • Assurer l’accueil du public et la mise à disposition des formulaires administratifs • Vérifier les déclarations préalables et effectuer les recherches de zonage Activités occasionnelles • Rédiger les ordres de service et procès-verbaux de réception des travaux dans le cadre des marchés publics Profil recherché Contraintes du poste • Respect de délais liés au traitement de certaines missions et procédures administratives • Travail prolongé sur écran • Travail majoritairement en position assise • Gestion simultanée de dossiers variés nécessitant organisation et capacité de priorisation Profil recherché Compétences professionnelles • Maîtrise des techniques de secrétariat et des procédures administratives • Connaissance en urbanisme • Bonne qualité rédactionnelle et maîtrise de la mise en forme de documents administratifs • Connaissance appréciée du fonctionnement d’une collectivité territoriale • Capacité à suivre et traiter des dossiers administratifs variés (marchés publics, urbanisme, commandes, suivi budgétaire) • Maîtrise des outils bureautiques (pack office, publipostage) et aptitude à utiliser des logiciels métiers • Capacité à organiser son activité et à gérer plusieurs tâches simultanément • Respect des procédures, des délais et de la confidentialité professionnelle Qualités et aptitudes • Sens de l’accueil, de l’écoute et du service public • Gestion de la pression • Rigueur, méthode et sens de l’organisation • Polyvalence et adaptabilité • Autonomie dans l’exécution des missions • Réactivité et capacité à gérer les priorités • Bon relationnel et aptitude au travail en transversalité avec les services, les élus et les partenaires extérieurs • Discrétion professionnelle