Gestionnaire administratif et pédagogique (h/f)

À propos de nous

L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.

Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants :

- l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF)
- l’Institut Universitaire de Technologie (IUT)
- l’Institut Sociétés et Humanités (ISH)
- l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S)


La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.


Mission

MISSION :

Le département GEII (Génie Électrique et Informatique Industrielle) de l’IUT forme des techniciens supérieurs polyvalents en électronique, électrotechnique, automatisme et informatique industrielle, immédiatement opérationnels et ouverts à l’évolution professionnelle. Au sein de ce département

La mission principale d’un (e) gestionnaire administratif et pédagogique est d’assurer le bon fonctionnement administratif des formations, en lien avec les étudiants, les enseignants et la direction, afin de garantir le déroulement efficace des enseignements et des parcours de formation.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure.

Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...).

Réalisation d’enquêtes (d’insertion, évaluations d’enseignements…)

Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser. Retranscrire des informations orales à l’écrit.

Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité.

Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité.

Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes pédagogiques.

Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes.

Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.

Gestion des achats et du suivi des commandes.

Classer et archiver des documents.

Assurer la gestion des DS.

Assurer la gestion des ordres de mission ;

Maîtriser les logiciels liés à la fonction (ou accepter de se former).

Participation aux différentes manifestations du département ( Journées Portes Ouvertes, Forum,…)



Localisation du poste: Institut Universitaire de Technologie-Département GEII

Site du campus Mont-Houy 59313 Valenciennes CEDEX 9


Profil

Connaissances et compétences opérationnelles appréciées :

Connaissance de l'environnement Universitaire et réseaux professionnels

Techniques d’élaboration de documents

Techniques d’accueil téléphonique et physique

Techniques de communication (Gestion de la gazette GEII, des réseaux sociaux, …)

Accueillir et prendre des messages

Accueillir les populations concernées

Enregistrer et classer les documents

Rédiger des rapports ou des documents

Savoir rendre compte

Travailler en équipe

Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (Scodoc, VT, Pégase, SIFAC, etc)

Utiliser les outils bureautiques

Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit



Compétences comportementales :

Sens de l’organisation

Réactivité

Sens relationnel

Rigueur

Capacité à gérer les conflits

Capacité à travailler en équipe



Poste ouvert aux titulaires de catégorie C uniquement.

Expérience dans le domaine du secrétariat pédagogique souhaitable.