Gestionnaire administratif(ve)

À propos de nous

L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.

Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants :

- l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF)
- l’Institut Universitaire de Technologie (IUT)
- l’Institut Sociétés et Humanités (ISH)
- l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S)
La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.


Mission

Les activités s’articulent autour de mission d’accueil, d’appui et d’accompagnement des activités de la présidence

Il·elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire auprès de la présidence.

Il·elle accompagne la communication externe et interne de la gouvernance.

Il·elle accompagne les manifestations et événements en lien avec la communication et les relations internationales (cérémonies protocolaires, accueil de délégations étrangères, vœux, palmes académiques, cérémonie des retraités, assemblées...)

Il·elle est garante de la qualité de l’accueil de la présidence.



Mission principale :
Suivi et veille des agendas de la présidence au sein du cabinet

Préparation / organisation logistique et matérielle de réunions

Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)

Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, courriers)

Diffusion des informations émanant de la présidence à l’ensemble des services internes et/ou externes

Définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe

Appui à la préparation de dossiers stratégiques (COMP, HCERES...) et la gestion des relations avec les partenaires externes (rectorat, communauté d’agglomération...)

Diffusion des informations émanant de la présidence à l’ensemble des services qui y sont rattachés en lien avec le service communication

Organisation d’événements portés par la présidence

Participation à la politique d'archivage de l'établissement - rôle de correspondant/référent

Collaboration avec les services adossés à la présidence (DCom + SAC + PRI), la DG et autres SC-SG


Profil

Compétences et connaissances requises :

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités

Maîtrise des techniques de communication orale et écrite

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie

Savoir créer et utiliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi

Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins

Savoir planifier et respecter des délais dans un calendrier et un cadre de gestion

Savoir gérer les aléas

Maîtrise de la communication.


Compétences comportementales :

Sens de l’initiative

Capacité d’adaptation

Réactivité

Capacité à gérer le stress

Sens relationnel, souplesse

Discrétion, réserve, sens de la confidentialité

Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique

Capacité d’anticipation

Sens de l'écoute

Sens du service public

Disponibilité



Diplôme, formation ou expérience requise :

Bac + 2 Secrétariat de Direction

Capacité en langues (anglais notamment)

Contraintes liées au poste :

Le poste exige une grande capacité à gérer les situations d’urgence dans les périodes de surcharge de travail liées à l’activité de la présidence