Responsable du pôle études doctorales - f/h

À propos de nous

En savoir + : https://www.univ-spn.fr/qui-sommes-nous/
L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo :



Mission

Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d’enseignement.

Conseil, expertise et pilotage

- Apporter son expertise dans l'analyse des dossiers études doctorales et les instruire

- Proposer des solutions techniques et organisationnelles pour améliorer le fonctionnement du pôle

- Représenter sa hiérarchie dans différentes réunions ou groupes de travail en interne et en externe

- Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine des études doctorales

- Apporter une aide technique et administrative aux projets et événements portés par les doctorants, les écoles doctorales

- Aider à la mise en place d'une plateforme de dématérialisation des procédures liées aux études doctorales

- Participer à l'élaboration du contrat quinquennal d'établissement et coordonner le volet études doctorales

- Participer aux conseils des écoles doctorales et au collège des écoles doctorales

- Administration fonctionnelle de la plateforme des doctorants

Coordination des formations doctorales et HDR

- Assister les directions adjointes des écoles doctorales dans la mise en œuvre des formations doctorales et HDR

- Mettre en œuvre une offre de formation diversifiée

- Elaborer, suivre et ajuster le budget des formations

- Mettre en place un réseau de formateurs, recherche, recrutement et suivi des formateurs (enseignants- chercheurs et vacataires)

- Instruire les dossiers des vacataires, valider les services des enseignants

- Accompagner les activités de la gestionnaire des formations doctorales

Gestion administrative et financière des contrats doctoraux et missions d’enseignements

- Préparer les campagnes annuelles des missions d'enseignement et paramétrer Sirius

- Assurer le suivi des besoins des composantes et des candidatures des doctorants pour les missions d'enseignement

- Assurer la liaison avec les différentes composantes et référents des doctorants contractuels avec mission d'enseignement

- Préparer les dossiers pour les commissions de recrutement

- Participer aux commissions de recrutement et assurer le suivi des affectations

- Transmettre les informations et dossiers à la direction des ressources humaines pour établir les contrats, les avenants aux contrats

- Prendre en charge les conventions relatives aux contrats doctoraux

- Assurer un suivi administratif et financier des contrats doctoraux, des missions d'enseignement et des modalités de reversement

- Alimenter un tableau de suivi des contrats doctoraux

- Référente de la partie missions d'enseignements de Sirius

Production d’indicateurs

- Construire et mettre en place des outils d’analyse, de pilotage, de régulation (indicateurs, tableaux de bord)

- Identifier et analyser les causes et les effets des écarts entre les objectifs et les réalisations

- Proposer aux responsables des actions ou des solutions correctives à mettre en œuvre

- Collecter et analyser les données quantitatives et qualitatives et en contrôler la fiabilité

- Contribuer à l’aide à la décision par la construction de tableaux d’indicateurs

Management d’équipe

- Manager et animer l’équipe du pôle

- Assurer l’encadrement des personnels sous sa direction

- Répartir les missions entre les personnels ; mettre en place et suivre les procédures internes et les coordonner avec les autres services

- Mener les entretiens professionnels et définir les besoins en formation

Qualité

- Participer au bon fonctionnement du service

- Appliquer la politique de qualité et respecter les procédure qualité

- Chercher régulièrement à améliorer l’organisation du service

- Le pôle administration de la recherche, le pôle études doctorales et les deux écoles doctorales étant certifiées ISO 9001, le ou la responsable du pôle études doctorales s’engage à appliquer et respecter la politique qualité du service


Profil

Connaissances / Savoir

Connaissance de l’environnement professionnel (enseignement supérieur et recherche)

Organisation d’une unité de recherche

Structures de l’établissement

Appliquer la règlementation applicable au domaine et respecter les procédures, suivre l’évolution de la règlementation comptable et financière et des techniques comptables

Savoir définir des indicateurs, élaborer des tableaux de bord, savoir analyser les résultats

Savoir faire

Savoir rendre accessible les documents présentés selon le public destinataire

Connaissance des infrastructures de recherche nationales et européennes

Savoir animer et encadrer une équipe, prévenir et gérer les conflits ou situations complexes

Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure

Savoir utiliser les logiciels de bureautique et les outils du domaine d’activité (Sifac)

Planifier les activités et les échéances

Maîtriser les techniques de communication écrite et orale

Réaliser des synthèses, rédiger des rapports et des documents

Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires

Maîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrative et financière

Savoir être

Diplomatie et qualités relationnelles

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe

Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Excellentes capacités en management et communication

Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées