Nous recherchons 2 secrétaires d'accueil
I - DESCRIPTION DU POSTE
La/ le secrétaire administrati(f(ve) d'accueil a pour missions :
- la participation aux missions d'accueil de l'association
- la gestion du standard téléphonique
- la remontée d'informations auprès de la direction de tout dysfonctionnement constaté
Positionnement du poste dans l'organisation du Service PJM :
- Sous l'autorité de la direction et de la Responsable Administrative, il/elle assure les tâches administratives en lien avec l'accueil du public de l'association.
II - MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
1- Accueil et visites
- Participe aux missions d'accueil de l'Association, (tri courriers, accueil physique et téléphonique du public)
- Veille au bon déroulement des visites pouvant poser des problèmes de sécurité
2- Administratif
- Collabore au développement de l'environnement administratif de la personne protégée en étant déployée sur des missions ponctuelles : Archivage ; CRG ; Révision d'outils.
- Procède en lien avec les secrétaires à la GED et l'indexation des documents de la vie courante des majeurs
- Procède en lien avec les comptables à la GED et l'indexation des documents comptables.
- Procède en lien avec la juriste à la GED et l'indexation des documents juridiques.
3- Organisation du service :
- Participe aux réunions des Services Accueil, Comptabilité et Administrative pour tout sujet concernant ses missions
- En cas d'absence de son binôme assure la suppléance
- Informe la direction de tout dysfonctionnement constaté
4- Représentation du service :
- Participe à l'accueil des intervenants extérieurs et au premier niveau d'information ou de représentation du Service.
III - COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Organisation, méthode, sens des priorités, capacités rédactionnelles
- Vigilance, respect de la réglementation et des instructions données
- Esprit d'initiative et sens du compte-rendu
- Disponibilité et réactivité
Cette liste n'est pas exhaustive et pourra être amendée en fonction des besoins de Confluence Sociale.
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