Assistant(e) administratif(ve) bilingue h/f

En forte croissance, nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve)
Bilingue (FR/EN) pour assurer la continuité du support administratif dans le cadre d’un remplacement temporaire.

Activités et Responsabilités

Assistance au Management
● Organisation des déplacements (vols, hôtels, trains) et gestion du planning du CEO
● Soutien logement et démarches administratives liées à l’expatriation du CEO
● Rédaction et suivi de tout document ou projet demandé par la direction

Administration générale et Achats
● Gestion du courrier, archivage des contrats fournisseurs, NDA et documents clés
● Commande de fournitures, matériel informatique et mobilier ; gestion des stocks
● Préparation des bons de commande, suivi fournisseurs (livraisons, factures, acomptes)
● Organisation du transport de marchandises et documentation pour expéditions hors UE
● Accueil téléphonique et physique, réception des livraisons ; administration HSE

Ressources humaines
● Collecte des données de paie (congés, heures, arrêts maladie) et paiement ponctuel des salaires
● Organisation des formations, visites médicales et gestion des dossiers du personnel
● Vérification des notes de frais ; gestion des saisies sur salaire et fins de contrats
● Aide au logement et démarches administratives des nouveaux salariés étrangers
● Préparation de l’arrivée et intégration des nouveaux collaborateurs (contrats, matériel, consignes)

Réunions sur site et accueil des visiteurs
● Organisation logistique des réunions (plateaux-repas, salles, remise en ordre)
● Organisation des déplacements visiteurs/consultants ; coordination visas avec l’avocat

Comptabilité et Finance
● Téléversement et paiement des factures fournisseurs (entités FR et DE) aux échéances
● Collecte des justificatifs comptables et factures cartes corporate
● Suivi de la trésorerie, virements cash-pooling et édition de factures inter-filiales

Relations de travail
● Interne : CEO, CFO, ensemble des salariés et managers
● Externe : fournisseurs, cabinet comptable, avocats, médecine du travail, organismes de formation

Conditions spécifiques
● Localisation : Sainte-Hélène-du-Lac (Savoie, France) ; pas de télétravail.
● Contrat : CDD ou intérim, mi-mai à mi-septembre 2026, prolongation possible.
● Horaires : 35h/semaine, heures supplémentaires possibles rémunérées.
● Secteur : Start-up industrielle (semi-conducteurs, 30 personnes) en phase de scale-up
● Culture : très internationale, avec des équipes multi-culturelles

Qualifications et Expérience requises
● Bac +2 type Assistant de Manager a minima ; 2 ans d’expérience sur un poste polyvalent similaire
● Anglais professionnel indispensable (niveau B2 a minima)
● Grande confidentialité, discrétion et autonomie
● Réactivité, flexibilité et capacité d’apprentissage rapide
● Autonomie, initiative
● Sens de la communication en équipe ; maturité dans la gestion des demandes du top management