Placé sous l'autorité du responsable du département formation, l'assistant(e) administratif(ve) assure l'accueil physique et téléphonique et la gestion des secteurs en préparant les dossiers ou en instruisant les demandes individuelles et en notifiant et / ou publiant les décisions rendues.
Activités principales :
- Accueillir, orienter et renseigner sur l'offre de formation les stagiaires et les correspondants téléphoniques
- Analyser les demandes et y apporter les éléments de réponses adaptés
- Recevoir, informer et répondre aux demandes des stagiaires
- Animer l'espace formation (affichage, écran, .)
- Préparer et suivre les dossiers administratifs et financier lié à la formation
- Instruire les demandes individuelles sur le plan administratif, comptable et juridique
- Accompagner les entrants en formation dans leur démarche de financement
- Formaliser les parcours individuels de formation (contrats, conventions) et mettre à jour les logiciels afférents
- Assurer l'interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés
- Organiser les aspects logistiques (réservations des ressources internes)
- Établir les devis, faire un suivi budgétaire de la formation
- Mettre à jour les bases de données (insertion professionnelle, entreprises en alternance, réseau des anciens...)
- S'investir dans la vie de l'établissement - Journées Portes ouvertes, temps de cohésion...
- Collaborer avec l'ensemble des services supports de l'établissement - participer aux réunions de coordination et de programmation
Spécificités du poste / Contraintes : Horaires de travail imposés selon la présence de stagiaires sur site. Poste non éligible au télétravail.
Connaissances requises :
Techniques d'accueil du public et d'accueil téléphonique
Techniques d'organisation
Applications informatiques spécifiques et collaboratives
Techniques de rédaction administrative
Connaissances des produits et services de la structure
Savoir-faire requis :
S'exprimer avec aisance, qualité d'écoute et de reformulation
S'adapter aux différents types de publics et savoir réagir face aux imprévus
Travailler en réseau
Travailler en équipe
Savoir utiliser l'ensemble des outils numériques bureautique et en ligne
Avoir la capacité de s'adapter aux plateformes numériques métiers
Mettre en œuvre une règle, une procédure, une norme
Les candidatures sont à adresser à M Eric FLAGEUL, responsable du département formation. Elles sont composées d'un CV, d'une lettre de motivation, d'une copie des diplômes ainsi que du dernier arrêté(pour les agents titulaires de la fonction publique). L'ensemble du dossier de candidature est à transmettre au service RH, Anne Claude LE BERRIGAUD, gestionnaire RH à rh@envsn.sports.gouv.fr.
Les renseignements complémentaires sont à adresser à Anne Claude LE BERRIGAUD, gestionnaire RH à rh@envsn.sports.gouv.fr.
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