Assistant de direction h/f

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines recrute un Assistant de direction H/F.

Poste basé à Guyancourt.

La Direction Générale Adjointe à l’Autonomie a pour mission de mettre en œuvre la politique départementale en matière de bien-vieillir, de prévention de la perte d’autonomie et d’accompagnement des Yvelinois concernés.

Elle veille à la bonne application des actions engagées pour améliorer la qualité de vie des seniors et des personnes en situation de handicap.

L’ambition départementale est de permettre à chaque senior et à chaque personne en situation de handicap de bien vivre à tout âge dans les Yvelines, en proposant des réponses individualisées, adaptables et accessibles, pleinement ajustées à leurs besoins.

Cette ambition s’appuie sur une volonté affirmée d’innover, afin de développer des solutions nouvelles, durables et structurantes au service de l’autonomie en répondant au mieux aux enjeux de la population vieillissante à l’horizon -.

En tant qu’assistant de direction de la DGA à l’autonomie H/F, votre quotidien sera rythmé par les missions suivantes :

PILOTAGE ADMINISTRATIF

1. Gérer l’agenda de la DGA-Autonomie,
2. Organiser les réunions, coordonner les emplois du temps, réserver les salles, organiser l’accueil des participants,
3. Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger le compte-rendu,
4. Constituer des listes de diffusions et savoir transmettre les informations aux collaborateurs concernés,
5. Préparer des fonds de dossiers préalables aux rendez-vous de la DGA-Autonomie,
6. Rédiger des courriers, mettre en forme des notes, savoir consulter les logiciels métiers et maitriser Word, Excel et Powerpoint,
7. Être réactif à toute demande interne ou externe
8. Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’évènements spécifiques,
9. Réaliser et mettre à jour des tableaux de bords et de suivi de l’activité de la direction,
10. Assurer le suivi des signatures en parapheur électronique,
11. Encadrer et coordonner l’ensemble des agents administratifs de la direction.

ORGANISATION – LOGISTIQUE

12. Coordonner l’activité de la directrice / et de ses déplacements,
13. Planifier les absences des directeurs de la DGA et gérer le logiciel pour les validations,
14. Gérer toutes les demandes matérielles, logistiques et organisationnelles de la direction
15. Réaliser la mise à jour, voir la création d’outils, de tableaux de bord ou d’échéancier permettant d’assurer le pilotage des activités de la direction.

COMMUNICATION

16. Assurer une communication fluide au sein de la direction et des partenaires,
17. Avoir un rôle d’anticipation, d’alerte et de suivi des actions de la DGA-A.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

18. Bac + 2 type Assistant Manager.

Savoir-faire

19. Excellentes capacités de rédaction et de synthèse.
20. Excellentes capacités de communication.
21. Analyse des situations.
22. Capacité à gérer les priorités.
23. Grande rigueur et sens de l’organisation.
24. Très bonne maitrise des règles fondamentales d’orthographe et de grammaire.
25. Maitrise du Pack-office (Outlook, Word, Excel et Power Point).

Savoir-être

26. Forte discrétion et respect de la confidentialité.
27. Esprit d’initiative, force de proposition.
28. Excellent relationnel.
29. Capacité d’adaptation.
30. Disponibilité.

AUTRES INFORMATIONS :

Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI).

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !