Assistant/e de direction - institut national sup enseignement artistique marseille med (inseamm) (h/f)

Référence CSP: O013251/202001042
En binôme avec la secrétaire de direction :
- Assister l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne du travail de l’établissement ;
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
- Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions de coordination logistique et matérielle.

Activités principales spécifiques :
- Conception des plannings hebdomadaires d’occupation des salles de l’établissement, en cohérence avec les enseignements, les partenariats et les événements proposés ;
- Affectation des salles : étude de la pertinence et suivi de la réponse validée par la direction ;
- Organisation et planification de réunions ;
- Prise de notes lors de réunions, rédaction de comptes rendus ;
- Préparation et organisation des déplacements de l’équipe et des intervenants extérieurs
- Gestion du courrier ;
- Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique concernant l’équipe de direction, et de façon ponctuelle lors d’événements ;
- Traitement des dossiers ponctuels et suivi des affaires réservées ;
- Prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service ;
- Correspondant informatique entre le conservatoire et le service informatique de l’INSEAMM.