Office manager (h/f)

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* Fonction publique : Fonction publique de l'État
* Employeur : École nationale supérieure de l'électronique et de ses applications (ENSEA)
L'Ecole Nationale Supérieure de l'Electronique et de ses Applications

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* Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
* Nature du contrat

CDD d'1 an

o Expérience souhaitée Confirmé
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 27500€ à 30000€ brut€ brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
o Catégorie Catégorie A (cadre)
o Télétravail possible Oui

Missions :
La mission principale du poste consiste à veiller au bon fonctionnement du service : cela implique la gestion administrative et budgétaire du service, la gestion des aides à la mobilité pour les étudiants et le personnel, un appui à l’organisation de la mobilité sortante des étudiants, l’organisation de l’accueil des partenaires internationaux.
Il intervient en soutien de la direction du service pour des activités transverses.

Activités principales [découlant de la mission principale] :

Gestion des aides à la mobilité des étudiants et du personnel
Gestion des subventions et des aides à la mobilité stage et études (Erasmus +, CROUS et aides internes à l’établissement): étude des demandes, contrôle des dossiers, répartition
des aides, saisie des demandes de mise en paiement sur SIFAC, monitoring des outils de suivi
Organisation des commissions d’attribution des aides à la mobilité
Mise à jour et communication des informations relatives aux différents programmes de bourse par mail et sur Moodle
Assistance aux personnels ayant des projets de mobilité Erasmus +: préparation des dossiers et des demandes d’aide à la mobilité

Appui à l’organisation des mobilités sortantes:
Participation à l’organisation et au suivi des jurys de départ à l’étranger et à la procédure de nominations des étudiants (programme ingénieur, bachelor et apprentis)
Saisie des mobilités sur Aurion et Beneficiary Module pour Erasmus +
Participation aux réunions d’information pour les usagers du service (étudiants et personnels)
Participation à la constitution des dossiers, au contrôle des pièces et au suivi des démarches
Echanges avec le réseau des partenaires

Gestion administrative et budgétaire du service:
Suivi du budget du service en lien avec la directrice: saisie des bons de commande et des ordres de mission, reporting
Organisation des déplacements internes au service
Organisation des prestations en lien avec les différents évènements du service (accueil des partenaires internationaux, évènements étudiants)

Activités transverses:
Participation aux réponses aux enquêtes
Contribution à la création d’outils de gestion (tableau de bord des mobilités, suivi des aides, annuaires…) et de suivi qualité
Participation aux rencontres de réseau (AMPERE, Erasmus +, journées thématiques…)
Participation à la mise à jour des outils de communication interne et externe (Moodle, livrets de départ, catalogue de formations)


Profil recherché

Conditions de travail (Spécificités du poste) :
Profil administratif
Connaissance du secteur de l’enseignement supérieur et des mobilités internationales fortement appréciée, notamment du programme Erasmus +
Maîtrise de l’anglais lu, écrit, parlé indispensable
Maîtrise de SIFAC souhaitée
Maîtrise de la communication interne et externe (enseignants, élèves, collectivités territoriales…) et des outils de communication en ligne
Maîtrise de l’orthographe et aisance rédactionnelle
Connaissance de la fonction publique

Connaissances et compétences opérationnelles (savoir-faire) :

Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Organisation, méthode, priorisation des tâches
Bonnes compétences relationnelles
Souplesse et adaptabilité, polyvalence
La connaissance des Espaces Numériques de Travail serait un plus (SIFAC en priorité, Aurion serait apprécié)

Compétences comportementales et qualités requise (savoir-être) :
Rigueur
Travail en équipe
Autonomie, prise d’initiative
Diplomatie relationnelle
Disponibilité et réactivité


Niveau d'études minimum requis

o Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2


Localisation

Localisation : 6 Avenue du Ponceau 95000 Cergy

o Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche
o Flèche droite : déplacer la carte vers la droite
o Flèche bas : déplacer la carte vers le bas
o Flèche haut : déplacer la carte vers le haut


Qui sommes-nous?

Fondée en 1952, l’ENSEA est une école publique d’excellence qui forme des ingénieurs en électronique, reconnus dans le monde industriel et à l’international. L’établissement porte deux grands domaines stratégiques d’activité : la formation, en particulier la formation initiale dans le domaine de l’ingénierie, et la recherche.

Établissement à taille humaine, l’école s’appuie sur une stratégie ambitieuse et des valeurs fortes. La qualité de ses activités repose sur les compétences et l’engagement du personnel.

Congés à prendre en roulement avec les autres membres du service
37h hebdomadaires
Pause réglementaire de 45 minutes minimum
1 jour de télétravail possible
Des mobilités nationales et internationales de quelques jours peuvent être proposées à
l’agent/e
Des événements ponctuels le week-end peuvent être proposés à l’agent/e (journées portes
ouvertes par exemple)

Vacant à partir du 01/09/2025

Chargée / Chargé de relations européennes et internationales


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