Assistant(e) administratif et gestion h/f

Contexte :
« Un Chez-soi d'abord » est un dispositif de type appartement de coordination thérapeutique (ACT) qui accompagne les personnes sans domicile fixe atteintes de maladies psychiques dites sévères. L'idée ? Fournir un logement aux personnes pour qu'elles puissent se rétablir, les aider à réaliser leurs rêves et retrouver leur place dans la société
Missions :
Pour l'activité d'accueil :
- assure l'accueil téléphonique des partenaires et ponctuellement des personnes accompagnées.
- assure l'accueil physique des prestataires et fournisseurs sur site.
Pour l'activité de secrétariat :
* Accueil téléphonique, gestion du standard,
* Rédaction de comptes rendus (réunions d'équipe, comité éthique),
* Réception, traitement et diffusion de l'information (courrier, mail,),
* Tâches de secrétariat, (courriers, gestion et suivi des stocks de fournitures, maintenance informatique, veille documentaire, .),
* Lien avec les partenaires et prestataires internes et externes,
* Gestion de l'archivage.
Pour l'activité de l'assistance administrative :
· Saisie des astreintes des salariés du GCSMS sur Octime.
- Accueil administratif des nouveaux salariés (suivi des contrats, création des accès informatiques, préparation de la remise des badges et clés.).
* Collecte et suivi des données d'activités, Elaboration et suivi des tableaux de bord, mise en forme des rapports,
* Assurer un soutien technique et logistique pour le bon fonctionnement du service,
* Suivi de l'agenda d'entretien des véhicules,
* Assurer le suivi des demandes d'intervention techniques en interne,
* Assurer le suivi des entrées et sorties de caisse de fonctionnement service et des usagers, suivi des mouvements des CB sur les logiciels, assurer les opérations de clôture mensuelle de caisse.
Pour l'activité de secrétariat de la commission d'admission :
· Gestion de la boite mail dédiée
· Relation avec les acteurs médico-sociaux
· Traitement et enregistrement des dossiers de candidatures au dispositif
· Organisation de la commission d'admission
· Courriers réponses aux candidats.
Pour l'activité de comptabilité :
· Enregistrement des factures et transmission au service comptable
· Suivi des règlements des factures
· Traitement des notes de frais salariés
· Appui ponctuel à la gestion locative.
Compétences requises :
· Vous êtes titulaire d'un bac+2 et disposez d'une expérience dans le secrétariat dans le domaine médico-social ou gestion locative et la gestion administrative d'un service,
· Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles pour assurer le relais des communications avec l'équipe,
· Vous êtes très à l'aise avec l'informatique (traitement de texte, tableur.) et une pratique de logiciels de gestion RH, de compta et d'activité est un plus
- Goût pour le travail en équipe.
Qualités requises :
· Vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion et votre sérieux
· Vous savez travailler en binôme et en collaboration avec les professionnels de votre service,
· Vous aimez la gestion administrative et le faites avec rigueur selon les procédures de fonctionnement du service,
· Vous êtes organisé(e) et savez gérer les priorités,
· Vous avez un esprit d'analyse, un sens critique, des facilités d'adaptation et faites preuve de créativité
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Rémunération: 1 903,87€à2 300,00€par mois
Avantages:
* Prise en charge du transport quotidien
* RTT
Formation:
* Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel