Vos missions en quelques mots Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d'Action Sociale Ouest - Service Prévention Polyvalence Insertion (Zone d'intervention : Le Port). Sous l'autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en oeuvre des politiques de la prévention et de l'insertion sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service et suit le planning de l'équipe polyvalence insertion. · Exécuter et suivre les procédures administratives · Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention : - Suivre les relevés d'activités mensuels des travailleurs sociaux - Mettre à jour les tableaux de bord - Éditer les courriers de convocation - Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires - Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives · Assurer le secrétariat du service - Assurer le secrétariat du Responsable de service, des TS et des CTS · Mettre en forme et présenter des dossiers : - Rédiger des notes diverses, bordereaux de transmission - Mettre à jour les documents administratifs · Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives · Gérer les courriers « arrivée » et « départ » : - Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS · Réceptionner et diffuser des informations : - Assurer la diffusion des courriers, documents et notes de service au sein du service · Vérifier la validité des informations traitées · Gérer les stocks et demandes de fournitures · Classer et/ou archiver les dossiers du service · Orienter et renseigner le public : - Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique) · Assurer la continuité du service en cas d'empêchement d'un(e) collègue Profil recherché - Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux - Maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence insertion - Connaissance du fonctionnement des collectivités et de leur environnement - Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (SOLIS, AIRS) - Capacité à accueillir le public avec amabilité - Capacité à orienter la demande au sein des services - Capacité à gérer les situations de stress et de conflits - Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes - Sens de la confidentialité - Sens de l'organisation - Sens des relations humaines - Disponibilité - Discrétion - Rigueur
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