Vous serez rattaché(e) à la Directrice de Manergy Habitat & équipements collectifs et en lien avec les autres membres de l’équipe administrative, vous assisterez les équipes opérationnelles sur l’ensemble des process administratifs internes :
APPELS D’OFFRES :
En lien avec les Chargés d’Affaires, vous serez en charge des dossiers de réponses :
* Préparation des dossiers de candidature (partie documentaire uniquement)
* Dépôt des dossiers de réponse sur les plateformes adaptées
* Enregistrement des informations des dossiers sur notre outil CRM
FACTURATION CLIENTS :
Vous travaillerez avec les équipes de Chargés d’Affaires sur la partie facturation :
* Vous éditerez et enverrez les factures clients selon les canaux définis (courrier, plateforme Chorus Pro ou mail)
* Vous effectuerez des actions de corrections des factures antérieures (avoirs) si nécessaire, à la demande du service recouvrement
SOUS-TRAITANCE :
Dans le cadre de certaines affaires, les Chargés d’Affaires font appel à des sous-traitants externes ou co-traitants. Vous les accompagnerez sur ce sujet :
* Réception et demande de validation des factures des sous-traitants ou co-traitants
* Transmission des factures au service « achats »
* Validation mensuelle des factures de co-traitance ou de sous-traitance sur la plateforme Chorus Pro
ADMINISTRATIF :
Au sein de l'agence Habitat & équipements collectifs, vous accompagnerez les équipes sur des sujets administratifs :
* Accueil téléphonique et physique
* Gestion du courrier (préparation et affranchissement)
* Participation à la gestion du bâtiment (sollicitation du SAV, achats de fournitures de bureau, commande de café,..)
* Commandes diverses (Equipement de Protection Individuelle, cartes de visite,..)
* Vérification des notes de frais mensuellement des équipes opérationnelles (sur logiciel dédié)
* Gestion des factures fournisseurs
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