Assistant de direction (dtes) - h/f

Définition du poste

Au sein de la Direction Territoriale, l’Assistant.e de direction assure la gestion administrative, organisationnelle et matérielle de la direction ainsi que le suivi des dossiers et des services attachés à la direction. Il organise et coordonne, la transmission et la rédaction des informations du service et s’assure de la cohérence et de la présentation des informations et documents produits par la direction.

Missions principales:

·Gestion et planification :

oOrganiser l’agenda de la Directrice en tenant compte des priorités. Gérer les appels, prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire ;

oOrganiser, planifier et participer aux réunions : venir en appui dans la réalisation des documents de présentation (PPT…) et en effectuer le compte-rendu ;

oTransmettre les consignes de la Directrice aux différentes équipes de la direction, s’assurer de la tenue des délais puis en centraliser les informations pour constituer les dossiers ;

oGestion des factures, classement et archivage

·Organisation et gestion de l’information :

oRéceptionner le courrier, les parapheurs, mails, gérer les différentes plateformes de communication et assurer le suivi et la traçabilité des documents, préparer les éléments de réponse. Assurer la bonne rédaction et la bonne mise en forme des correspondances de la Direction ;

oApporter son aide dans la gestion des ressources humaines et le suivi des habilitations ;

Coordination, suivi et gestion administrative de dossiers complexes, impliquant plusieurs interlocuteurs, services ou directions en veillant au respect des délais :

oSuivre et animer les réclamations (affaires Salesforce) en collaboration étroite avec les assistantes d’agences,

oSuivre les saisines élus, DG, Cabinet,

oPréparer les missions de coordination en veillant à la complétude des dossiers

oSuivre les dossiers STH,

oAssurer l’accompagnement administratif des projets DSU…

·Reporting d’activité

oÊtre en veille sur le suivi d’activités et se positionner en alerte si besoin,

oAssurer un reporting régulier sur l’activité en cours

oAssurer la coordination et le suivi du rapport d’activité mensuel.

Profil recherché

Profil souhaité

Bac +2 dans le domaine de l’assistanat ou niveau acquis par expérience. Minimum 3 ans d’expérience dans le domaine.

Compétences :

1. Diplomatie, rigueur et très bonne organisation personnelle.
2. Capacités rédactionnelles avancées.
3. Devoir de réserve, discrétion et confidentialité.
4. Gestion des priorités et respect des délais.
5. Adaptabilité et disponibilité.
6. Très bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, Powerpoint).