Assistant(e) des directeurs régionaux adjoints délégués

Vos missions en quelques mots Placé(e) sous l’autorité de la directrice régionale adjointe déléguée en charge du pôle création artistique et industries culturelles, et du directeur régional adjoint délégué en charge du pôle action culturelle et territoires, le(la) titulaire du poste assurera les missions suivantes : Assurer le premier niveau de renseignement des partenaires institutionnels, acteurs culturels et membres de l’équipe de la DRAC : - connaissance des différents dossiers suivis à l’échelle des pôles et capacité à orienter les interlocuteurs - suivi du bulletin de la DCAT, - relations avec les administrations centrales, préfectorales et territoriales Concevoir, piloter et suivre des outils administratifs : - préparation des dossiers de travail avant les réunions pour le compte des deux DRAD, notamment les conseils d’administration, - proposition de rédaction et mise en forme de notes actualisées à partir d’une gestion organisée des archives - relecture de dossiers et des notes des conseillers - organisation des réunions de pôles, séminaires et autres comités organisés à l’initiative de la DRAC (salles, invitation, logistique…) - rédaction de compte-rendus - participation à la gestion du courrier et des parapheurs du site Apporter un appui sur des dossiers transversaux : - suivi du Forum entreprendre dans la culture (participation aux réunions, préparation de compte-rendus) - suivi de la démarche transition écologique en lien avec la Région et les acteurs culturels et les collègues référents développement durable en DRAC (organisation de réunions, rédaction de compte-rendus, préparation de la convention partenariale…) - appui sur l’observation territoriale des politiques culturelles - traitement de dossiers ponctuels et suivi d’affaires réservées - gestion des dossiers de taxe d’apprentissage des établissements d’enseignement supérieur culture Assurer le secrétariat et l’assistance technique des deux pôles : - gestion des agendas, des flux téléphoniques, - gestion et rédaction du courrier réservé, - accueil des rendez-vous, - gestion des demandes de congés et de formations des conseillers - gestion des archives des deux DRAD, - gestion (validation de premier niveau pour le compte des directeurs) du logiciel Chorus-DT, - organisation des déplacements (réservation, transport, hébergement, feuilles de route) et suivi du remboursement des frais Profil recherché Vous disposez de solides qualités rédactionnelles et d’une excellente maîtrise de l’orthographe. Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, les outils bureautiques courants ainsi que les méthodes de classement et d’archivage. Vous connaissez l’environnement professionnel ainsi que le fonctionnement de l’administration territoriale. Vous savez filtrer, hiérarchiser et orienter les informations avec pertinence. À l’aise dans la communication écrite et orale, vous savez vous adapter à des interlocuteurs variés et assurer une transmission claire et fiable des informations. Doté(e) d’un réel sens du service public, vous faites preuve de discrétion et respectez strictement la confidentialité des dossiers traités. Vous appréciez le travail en équipe et savez également faire preuve d’écoute, d’adaptation, de disponibilité et de réactivité. Votre sens du contact, votre rigueur et votre capacité d’initiative seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste. Compétences attendues - qualités rédactionnelles, très bon orthographe - sens du contact - technique de communication - techniques de secrétariat bureautiques - classement et archivage - outils bureautiques - connaissance de l'environnement professionnel - connaissance de l'administration territoriale - filtrer et orienter les informations - s'adapter aux différents interlocuteurs - savoir communiquer - communiquer - sens du service public - sens de la discrétion (confidentialité des dossiers) - sens du travail en équipe - capacité d'écoute et d'adaptation - disponibilité, discrétion - réactivité, capacité d'initiative Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter Séverine Leroux-Monchablon, Secrétaire Générale Adjointe : s.leroux-monchablon@culture.gouv.fr