Description du poste Assurer la transmission et la mise à disposition de l'information Saisir, mettre en forme (charte graphique, formules d'usage) et reproduire les documents dans le respect des procédures en vigueur.
- Organiser le classement et l'archivage des documents courants.
- Tenir un échéancier du courrier nécessitant des réponses
-Assurer le suivi d'éléments ayant des répercussions sur la rémunération des agents de la division :
Décompte et vérification des heures supplémentaires en suivant la réglementation pour ne pas dépasser le quota autorisé
- Transmission des données concernant les heures de travail effectuées en DPIS (travaux dangereux pénibles insalubres et salissant)
- Assurer le traitement des demandes et sollicitations diverses Etablir des avis de visite et accueillir les visiteurs.
- Prendre les messages téléphoniques et les orienter et/ou les filtrer.
- Rendre compte des dysfonctionnements relatifs à la bonne marche du secrétariat et proposer, le cas échéant, les adaptations nécessaires.
-Contribuer à l'assistance logistique des membres de l'équipe Réserver des salles et/ou des moyens.
- Etablir, vérifier et transmettre les ordres de mission sous logiciel SAXO et TACITE.
- Commander et suivre les fournitures et le mobilier sous logiciel SAPHIR
- Aider à la planification des congés pour assurer la continuité
Description du profil :
Avoir tenu un secrétariat
Avoir occupé des missions en lien avec les exigences Qualité, sécurité et environnement
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