Adjoint administratif

DEFINITION

C'est un agent qui traite et organise l'ensemble des informations administratives et les relations internes
et externes d'un secrétariat d'une direction fonctionnelle ou d'un directeur d'institut.
MISSIONS GENERALES
Assurer le secrétariat lié aux activités administratives et pédagogiques.
Assurer l'accueil et l'information du public.
Assurer la régie de l'IFSI.
Assurer les liquidations liées à l'activité de l'IFSI IFAS.
Informer les usagers (public et étudiants) à l'I.F.S.I. et par téléphone.
Rédiger des courriers divers pour la direction, pour les formateurs, pour l'organisation des stages.
Enregistrer le courrier : arrivée, départ.
Frapper des documents pédagogiques.
Mettre à jour des dossiers scolaires semestriellement : enregistrement des notes, classement, frappe
des intitulés des feuilles de stage et classement.
Gérer quotidiennement les absences des étudiants.
Archiver les dossiers scolaires.
Participer à la préparation de l'organisation :
? Des épreuves d'admission pour l'accès à la formation d'aide-soignant ou d'infirmier :
enregistrement des dossiers, listing des candidats - envoi des convocations aux
épreuves - planification des entretiens...
? Des conseils techniques et conseils de discipline :
- organisation des réunions
- assurer le secrétariat des réunions et le compte rendu
Préparer et suivre les dossiers de prise en charge des étudiants et élèves (exemples : ANPE,
FONGECIF...).
Préparer et suivre les commandes de produits divers et suivi des stocks.
Suivre les demandes de travaux (réparations).
Gérer la régie.
Réaliser les liquidations afférentes aux activités de l'IFSI IFAS.
Participer à la démarche qualité.
Alerter en cas de risque ou d'anomalie ou de non-conformité.

PLACE DANS L'ORGANIGRAMME

Nommé(e) par le directeur de l'établissement.
Exerce ses fonctions sous la responsabilité de la direction de l'institut de formation en soins infirmiers