Secrétaire de division dec (h/f) - reims (51)

Informations générales Organisme de rattachement Rectorat de Reims Référence MENJ-19-2026-37104 Date de début de diffusion 03/03/2026 Date de parution 03/03/2026 Date de fin de diffusion 03/04/2026 Localisation Reims Date limite de candidature 03/04/2026 Catégorie Catégorie C (employé) Nature de l'emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Intitulé du poste Secrétaire de division DEC (H/F) - Reims (51) Descriptif de l'employeur ️ L’académie de Reims est le 1er employeur public de proximité au sein des 4 départements qui la composent (les Ardennes, l’Aube, la Marne, et la Haute-Marne). Intégrer notre équipe de 24 000 personnels et exercer des fonctions dans l’administration, c’est s'engager dans l’action d’assister le chef d’établissement ou l’adjoint-gestionnaire dans l’organisation quotidienne de son travail et contribue au bon déroulement des activités du service. Nos valeurs, telles que l'égalité, la laïcité, l'engagement et la lutte contre toute forme de discrimination, sous-tendent notre action. Rejoignez-nous : cela change la vie pour toute la vie ! La mission attractivité RH: un appui à votre installation dans l’académie Le rectorat de l'académie de Reims met à votre disposition la mission Attractivité RH pour faciliter votre installation : orientation vers les solutions de logement, appui aux démarches familiales (garde d’enfants) et information sur les ressources locales pour l’emploi du conjoint. Vous pouvez la contacter à l’adresse suivante : attractivite@ac-reims.fr.  Dans le cadre d'une suppléance et en votre qualité de secrétaire de division vous aurez la gestion du secrétariat de la division des examens et concours. Veuillez trouver l'ensemble des missions que vous aurez à réaliser : Secrétariat Accueil physique et téléphonique des usagers, Réception, tri et envoi du courrier postal, Gestion du courrier électronique entrant et sortant, Gestion de l’agenda de la cheffe de division, Mise en ligne des circulaires dans le répertoire académique, Saisie et mise en forme de tous les types de courriers et mise à jour de divers documents (annuaire, organigramme, tableau des congés…), Traitement des demandes relatives à la reconnaissance d’un titre ou d’un diplôme, Organisation du classement et de l’archivage des dossiers. Finances Réalisation et suivi des commandes et suivi de la facturation (repas, fournitures, achats de biens ou services, …), Traitement des commandes de billets de train et de nuits d’hôtel en relation avec l’agence Amplitudes, Gestion des subventions de la matière d’œuvre, Gestion des subventions liées à l’accueil de concours en lycée, Mise à jour du tableau de suivi des dépenses de la division, Convocations et paiement des frais de rémunération et de déplacement des enseignants EPS, Gestion des stocks de fournitures et de papeterie d’examens et concours, Elaboration des attestations Pôle Emploi, des certificats d’exercice, des attestations de l’employeur et de cessation de cotisations Ircantec concernant les vacataires. Diplôme de Compétence Langue Elaboration des arrêtés de constitution de jury, des convocations des examinateurs et des membres du jury, Edition et envoi des diplômes aux candidats. Conditions particulières d'exercice Lieu d’exercice : Rectorat de l'académie de Reims Quotité : 100% Date de début : Dès que possible Processus de recrutement : une première sélection sera effectuée sur la base des éléments transmis. Les candidats dont le profil est en adéquation avec le poste seront ensuite reçus en entretien. A l'issue de cette procédure, une réponse sera apportée à chaque candidat. Contraintes particulières de travail : Rigueur et sens de l’organisation indispensables, Respect des procédures et des calendriers, Capacité à rester concentrée, malgré de nombreuses interruptions, Travail pouvant connaître des périodes d’activité plus intenses. Descriptif du profil recherché Savoir-faire : Connaître les règles administratives et les procédures de communication administratives Connaître l’environnement professionnel Savoir utiliser les outils bureautiques Savoir utiliser les applications informatiques Savoir être : Hiérarchiser les demandes ou les informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité Être autonome, tout en disposant d’un esprit d’équipe Traiter et faciliter la circulation de l’information Avoir le sens de la communication Savoir s’organiser, être rigoureux, méthodique et disponible Savoir respecter la confidentialité. Temps plein Oui Rémunération contractuels (en € brut/an) Votre rémunération mensuelle brute correspond à l'INM 366 soit 1823,03€ bruts par mois pour Informations complémentaires Télétravail possible Non Management Non Localisation du poste Europe, France, Grand Est, Marne (51) Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 1 rue Navier 51100 Reims Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 4 Baccalauréat Niveau d'expérience min. requis Débutant Langues Français (Autonome) Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 03/03/2026