Depuis 2006, en s’appuyant sur l’intelligence collective, l’association Learning Planet Institute réinvente l’apprentissage à tous les âges de la vie afin de construire des sociétés apprenantes, durables et inclusives, aptes à relever les défis complexes auxquels nous sommes confrontés.
L’Institut a pour mission d’explorer, d’expérimenter et de partager des nouvelles manières d’apprendre et de coopérer afin de répondre aux besoins de la jeunesse et de la planète. Il encourage et essaime une culture, des méthodes et des outils d’empowerment pour transformer les organisations. Enfin, il anime des communautés et accompagne des « Learning Planetizens » à prendre soin d’eux, des autres et de la planète.
Pour atteindre ses objectifs, le Learning Planet Institute crée des programmes de recherche et d’enseignement basés sur l’interdisciplinarité, la diversité et l’initiative. Il s’appuie sur les synergies entre ses activités : R&D (chercher), Éducation (former), Alliance internationale (fédérer), Transformation des organisations (transformer) et Écosystèmes numériques (outiller).
Descriptif du poste
Le/La Responsable des Services généraux a pour objectif global d’assurer le bon fonctionnement des locaux, d’optimiser les ressources et de garantir un environnement de travail fonctionnel qui corresponde aux besoins des utilisateurs, tout en maîtrisant les coûts. Il/Elle coordonne les activités liées à la gestion des locaux et des équipements, notamment en matière de développement durable et dans le cadre du respect des normes d’hygiène et de sécurité notamment des ERP.
Maintenance et gestion des infrastructures
Superviser l’entretien et la maintenance des locaux : installations techniques, chauffage, climatisation, électricité, plomberie, ménage.
Garantir la conformité des bâtiments aux normes en vigueur (sécurité, accessibilité, environnement).
Suivre les travaux de rénovation, d’aménagement ou d’amélioration du bâtiment.
Vérifier les dispositifs de sécurité et le respect des normes d’hygiène dans les locaux, proposer un plan d’actions correctif, mettre en œuvre les achats et travaux nécessaires.
Gestion logistique et opérationnelle
Participer à l’organisation des événements internes et externes.
Piloter la gestion des stocks.
Organiser la réception, le stockage et la distribution des matériels nécessaires au fonctionnement des activités.
Coordonner les déménagements et réaménagements internes pour répondre aux besoins opérationnels.
Gestion des contrats et relations avec les prestataires
Sélectionner, négocier et gérer les contrats des prestataires (maintenance, sécurité, ménage, etc.).
Lancer des appels d’offre et évaluer la performance des prestataires.
Suivre le renouvellement des contrats et gérer les éventuels litiges.
Suivi financier et optimisation des coûts
Elaborer et gérer le budget dédié aux services généraux.
Mettre en place des outils de suivi pour contrôler les dépenses et optimiser.
Communication et Reporting
Servir de point de contact principal pour toutes les questions relatives aux infrastructures.
Assurer une coordination fluide entre les différents services et les parties prenantes (incubés, prestataires, visiteurs, etc.).
Mettre en place des procédures claires pour remonter les problèmes ou incidents liés au bâtiment.
Profil recherché
Savoir-Faire :
Connaissances techniques en maintenance et entretien de bâtiments (électricité et climatisation).
Bonnes connaissances en matière de sécurité et de réglementation sur l’environnement.
Connaissance en GTC et suivi de DO.
Savoir-Etre :
Autonomie et gestion des priorités.
Orienté service clients et recherche de solutions.
Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et dynamique.
Maîtrise des outils informatiques et de l’environnement Google Workspace.
Nous nous engageons à effectuer des recrutements aussi inclusifs que possibles. Nous nous basons donc uniquement sur votre personnalité et vos compétences pour la sélection.
Certains avantages qui ont été mis en place :
Une charte de télétravail à 2 jours de télétravail par semaine (pour les contrats en temps plein) + 10 jours flottants annuellement en France ou à l’étranger (jusqu’à +2/-2h fuseau horaire).
️ Le remboursement à 60% de l’abonnement transport ou le forfait mobilité durable (remboursement de 50€ par mois).
️ Une carte Swile pour les tickets restaurant (10€ par jour travaillé avec prise en charge à 50%).
La mutuelle Alan prise en charge à 70% avec des avantages Alan Mind.
️ 6 semaines de congés payés, un forfait cadre de 210 jours (12 RTT en 2024) et des autorisations d’absences pour événements familiaux plus avantageuses que le légal.
La journée de solidarité offerte.
Préqualification téléphonique avec l'équipe RH.
Entretien avec la DRH et le Responsable des services généraux.
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