Secrétaire des autorités préfectorales

Vos activités principales :

1) Assurer le secrétariat du secrétaire général de la préfecture :

- gestion de l’agenda et des déplacements en lien notamment avec les conducteurs et le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle ;
- prise de rendez-vous et organisation de réunions ;
- constitution des dossiers ;
- prise d’appels et filtrage, accueil des invités extérieurs ;
- autres tâches administratives : gestion des permanenciers, organisation des congés, mise en signature de documents ;

2) Travailler en équipe avec les agents chargés du secrétariat du préfet et du directeur de cabinet pour réaliser les missions relevant du secrétariat des autorités préfectorales:

- assurer, en leur absence ou selon les nécessités de service, le secrétariat du préfet ou celui du directeur de cabinet ;
-en lien avec le bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle, participer au traitement des correspondances adressées aux autorités préfectorales : réception, numérisation, suivi etc.
- veille et traitement des adresses courriel fonctionnelles ;
- assurer la publication des actes réglementaires au recueil des actes administratifs ;
- conduire toute tâche administrative confiée par le supérieur hiérarchique en cas de nécessité de service.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Définies à l’annexe 6 du règlement intérieur : travail en brigade possible 8h15-16h15 ou 10h-18h
Discrétion, disponibilité, efficacité et loyauté. Appétence pour le travail en équipe.
Capacité à s’organiser ; sens de l’autonomie.

Votre environnement professionnel :

Activités du service : activités de secrétariat et d’assistance au corps préfectoral

Composition et effectifs du service: 3 agents

Liaisons hiérarchiques: secrétaire général de la préfecture et directeur de cabinet du préfet; Préfet.

Liaisons fonctionnelles :

Internes: bureau de la représentation de l’État et de la communication interministérielle, garage officiel, personnel de la résidence préfectorale, secrétariats des sous-préfets d’arrondissement.

Externes: secrétariats des directions départementales interministérielles et des autres services de l’État dans l’Ain; secrétariat de la préfète de région et du SGAR.