Assistant(e) (h/f)

Missions principales

En interaction avec l'autre assistant(e), la personne recrutée aura un rôle d'assistanat auprès :
- Du pôle stratégie prélèvement greffe ;
- Du pôle national de répartition des greffons ;
- Du pôle évaluation-biostatistique.

Pour :
- Garantir les travaux classiques inhérents à un secrétariat ;
- Participer à l'organisation et la tenue de réunions ;
- Participer à l'organisation du don croisé.

Dans ce cadre, ses activités principales sont les suivantes :

1. Prise en charge du secrétariat :
- Gestion des agendas et plannings partagés des différents médecins et responsables de pôles ;
- Organisation des déplacements des différents médecins via l'outil DOMINO (réservation de titres de
transport, remboursement de frais de missions) ;
- Rédaction, suivi et archivage de courriers (demandes de patients, nouvelles, boîte contact...) ;
- Accueil téléphonique : prise de rendez-vous et des messages ;
- Transmission, suivi et archivage documentaire.

2. Organisation et gestion des réunions internes et externes (Réunions scientifiques, Groupes de travail.) :
- Gestion de l'organisation logistique des réunions (réservation de salles via DCLIC, programmation et
connexion de la visioconférence via l'outil Zoom, accueil des participants) ;
- Convocation des participants, réservation des titres de transport des participants externes ;
- Réalisation et transmission des ordres du jour ;
- Organisation de réunions préparatoires internes en amont de groupes de travail ou réunions externes ;
- Prise de notes et rédaction des comptes rendus des groupes de travail, diffusion, et archivage des
comptes rendus.

3. Gestion des bons de commande via le logiciel SAP pour :
- Les inscriptions aux congrès pour le personnel de la DPGOT ;
- Les demandes d'interprétariats pour les Comités Donneurs Vivants ;
- Les demandes de facturation de transports de greffons ;
- Les demandes de posters ou relectures d'articles.

4. Gestion des demandes d'avis d'autorisation d'activité en liaison avec les médecins, les services
régionaux, le service juridique et le pôle recherche, Europe, international et veille de la DGMS.

5. Organisation du renouvellement des collèges d'experts rénaux, pancréatiques, cardio-pulmonaires et
hépatiques.

6. Prise en charge du secrétariat pour les dons croisés.

7. Participation à la continuité des services de la DPGOT :
- Palier aux urgences en cas d'absence de la secrétaire du directeur de la DPGOT.

Relations fonctionnelles

En relation avec :
- En interne : l'ensemble des services de l'Agence. Interface active entre les différents services et pôles de la DPGOT ;
- En externe : l'ensemble des professionnels impliqués dans l'activité de prélèvement et de greffe d'organes et de tissus.

Spécificités et contraintes du poste

Confidentialité et devoir de réserve.

Connaissances, compétences et aptitudes

- Diplôme souhaité : de préférence secrétariat médical, voire BTS de secrétariat.
- Expérience souhaitée si possible de 3 à 5 ans dans un emploi de secrétariat.
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, intranet et internet).
- Connaissance des applications/logiciels Cristal, SESAME, Infoservice, AGAAR, SAP.
- Qualités relationnelles avérées : contact avec les interlocuteurs de statuts/fonctions variés.
- Compétences rédactionnelles : lettres, notes, comptes rendus.
- Autonomie, initiative.
- Aptitude à rendre compte.
- Capacités d'adaptation.
- Disponibilité, polyvalence.
- Langues étrangères : anglais souhaité.