Publiée le Il y a 11 h
Mission du poste
Poste à pourvoir à compter de fin Septembre 2026
Vos missions :
Accueille le public sur place et au téléphone, informe et oriente le public :
- Assurer le relais d'information entre le public et la structure.
- Accueillir le public en présentiel.
- Répondre au téléphone et renseigner les usagers : filtrer et orienter les appels.
- Gérer l'affichage, la documentation, la mise à jour du site internet et des réseaux sociaux.
- Gérer le planning des salles de permanences et le matériel.
- Réaliser des travaux administratifs (comptes rendus de réunions, traitement de texte.).
- Enregistrer, gérer les inscriptions aux différentes activités du Centre Social et encaisser les règlements.
- Tenir le fichier des adhérents de l'association à jour (création de fiches supports, classement, suivi.).
- Assurer le secrétariat usuel du centre (suivi courrier, rédaction de courriers/courriels, comptes rendus de réunions, suivi des congés des salariés.),
- Réaliser des documents de communication (affiches.)
Compétences et qualités requises:
L'agent d'accueil agit en accord et par délégation du Directeur :
- Sens du service au public et de l'intérêt général.
- Grande qualité relationnelle et d'écoute active.
- Bonne maîtrise de la communication orale et écrite.
- Bonne qualité rédactionnelle.
- Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Canva).
- Maitrise du logiciel Noé ou Inoé.
- Prise de recul.
- Discrétion et respect des règles de confidentialité.
- Esprit d'initiative et d'équipe.
- Qualités d'organisation.
- Réactivité, autonomie et rigueur.
- Patience
Attributions :
Accueil du Public
- Accueil téléphonique.
- Accueil physique.
- Renseignement, Information, Orientation.
Enregistrement des inscriptions aux activités
- Inscriptions aux activités.
- Facturation.
- Encaissement des règlements.
Travaux administratifs
- Enregistrement et diffusion du courrier arrivé.
- Affranchissement du courrier départ.
- Prise de rendez-vous, gestion du bureau de permanences.
- Mise à jour de l'affichage.
- Mise sous pli.
- Suivi, mise à jour et relance des adhésions, suivi du fichier adhérents, inscriptions dans le logiciel NOE et paramétrage des activités.
- Facturation et suivi.
- Rédaction des invitations, procès verbaux des instances (Bureaux, CA,AG).
- Rédaction ou mise en forme des courriers des différents services, conventions.
- Gestion des fournitures administratives et du matériel.
- Préparation des commissions et réunions (invitations, réservations des salles).
- Relation avec la presse locale et les collectivités locales.
- Gestion des tableaux de prises de congés.
- Travaille constant en transversalité avec l'ensemble des salariés.
Profil recherché
Experience: 1 An(s) - Sur poste similaire
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
