Gestionnaire administratif et pédagogique f/h

RESPONSABILITÉS :

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny
Composante / Service : UFR SMBH (Santé, Médecine et Biologie Humaine) / Département STAPS
Composition du service (effectifs) : 4
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Coordinatrice administrative du STAPS, Directeur du département STAPS – Directrice Administrative (DA) de l'UFR SMBH
Description du poste : missions et activités
Missions principales
Le/la gestionnaire administratif(ve) et pédagogique assure la gestion administrative et pédagogique de la licence 1ère année de STAPS et de ses étudiants (dont les LAS et PASS), de leur inscription jusqu'à la délivrance de leur diplôme. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe du secrétariat ainsi qu'avec l'ensemble des enseignants des formations qui lui sont affectées.
Gestion administrative :
• Gérer les dossiers d'étudiants
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la formation.
• Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, les circulaires, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants et étudiants
• Elaborer le planning des enseignements et des examens et le tenir à jour en collaboration avec les responsables et gérer le planning des infrastructures sportives
• Diffuser les informations ; afficher les absences et les reports de cours/examens
• Aider en cas de besoin les collègues du service
• Travailler en synergie avec les services centraux de l'UFR voire de l'USPN
Gestion pédagogique :
• Veille sur le site internet de la formation
• Accompagner et mettre en place l'offre de formation
• Aide et soutien de l'activité pédagogique dans sa globalité
• Assurer le suivi pédagogique des étudiants (inscriptions, stages, résultats, notes)
• Communiquer avec les étudiants (accueil, mail, outils collaboratifs, courrier, téléphone)
• Communiquer avec les enseignants afin de faciliter l'activité pédagogique.
• Suivre les dossiers des étudiants sur Apogée, saisir les notes si besoin et délivrer les attestations de réussite et les bulletins.
• Aider les responsables de formations dans leurs activités de pilotage
• Participer aux journées d'information spécifiques de l'UFR / du STAPS

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : ENT, Apogée, HyperPlanning, Pégase (à venir), et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel.

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances :
Connaissances des règles de scolarité
Connaissance générale de la gestion administrative
Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique
Savoir-faire :
Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
Maîtriser les techniques de rédaction administratives
Savoir gérer les aléas
Evaluer et hiérarchiser les besoins
Travailler en équipe
Travailler avec méthode
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Capacité d'adaptation
Capacité à gérer le stress
Rigueur / Fiabilité
Sens de la confidentialité
Sens relationnel