Assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Assistante de Direction auprès de la Présidence et à la Direction générale des services Missions / conditions d'exercice 1/ Accompagnement administratif et rédactionnel auprès de la Présidence
- Gestion de l’agenda de la Présidence ;
- Prises de rendez-vous en lien avec l’ensemble des partenaires, assistants ou collaborateurs
- Préparation des rendez-vous ;
- Rédaction des courriers, notes, comptes-rendus, synthèses, etc. ;
- Assure le lien entre les élus, la Direction générale des services et les agents pour relayer l’information, les demandes ;
- Élaboration et préparation des rapports ou documents de décisions (réunions de VP, comités de direction, services, assemblées, etc.) ;
- Gestion et suivi du courrier et courriels ;

2/ Gestion des instances décisionnelles
- Organisation et suivi des instances communautaires :
 Aspect administratif :
Rédaction des dossiers de séance, des convocations, des diaporamas, gestion des envois, des comptes-rendus, émargements, etc. ;
Participation aux séances ;
 Aspect technique :
Gestion des réservations, des mises en place et remises en état des salles, des commandes liées aux vins d’honneurs ;

- Assurer le suivi des décisions prises lors des instances communautaires :
 Rédaction des délibérations et des décisions de la Présidence ;
 Transmission au Contrôle de légalité ;
 Tenue du registre des délibérations (en version papier et dématérialisées) ;
 Suivi des envois pour mise en application auprès des chefs de pôle ;
 Constitution et mise à jour de la base de données des Conseillers communautaires et des commissions

3/ Faire le lien entre les chefs de pôle, la Direction des services et la Présidence

4/ Gestion des évènementiels
- Organisation et suivi complet de tout type de cérémonies ou d’évènements portés par la Présidence pour la mise en valeur de ses actions (vœux, inaugurations, rencontres thématiques, conférence, etc.) ;

5/ Assurer une veille sur l’actualité
- Suivi des projets et des potentiels subventions disponibles ; Profils recherchés - Respect des obligations de discrétion et de loyauté auprès de la Présidence et de la Direction générale des services ;

- Compétences et techniques rédactionnelles

- Connaissance des compétences et du fonctionnement des collectivités territoriales (Etat, Département, Communautés de communes et communes adhérentes) ;

- Réactivité, anticipation, polyvalence, diplomatie ;

- Savoir évaluer les besoins et les prioriser ;

- Capacité d’écoute et esprit de synthèse ;

- Être force de proposition ;

- Connaissance des techniques d’utilisation des moyens de communication et des logiciels utilisés par les collectivités ;