Assistant de direction ( h/f) (h/f)

ACTIVITES PRINCIPALES

» Assurer l'accueil téléphonique de la Direction et aux besoins d'autres Directions

» Gestion de l'organisation du service

- Assurer la mise jour de l'agenda de la direction sur Outlook,

- Planifier et organiser les réunions de coordination des directions déléguées, de la direction avec les services et/ou des partenaires extérieurs

- Prendre en compte et traiter l'ensemble des demandes des établissements en assurant le lien avec les services ressources du siège (travaux, ressources humaines, administration générale),

- Organiser les différentes réunions en lien avec les secrétariats des établissements,

- Participer à la conception de tableaux de bord, les mettre à jour et alerter en cas de besoin,

- Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et autres consommables,

- Gérer les agendas de la directrice et des directeurs délégués en lien avec eux

» Traitement de l'information

- Recueillir, enregistrer trier et diffuser le courrier, par l'alimentation et le suivi d'un outil de type chrono

- Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte courrier,

- Rédiger des comptes rendus de réunions, des délibérations et des courriers à partir d'éléments fournis,

- Faire le lien avec les secrétariats des établissements pour diffusion d'informations et bonnes pratiques

- Organiser et assurer le classement papier et informatique, la bonne utilisation de l'arborescence de la direction d'action socile concernée

» Gestion de dossiers spécifiques

- Suivre les contrats de prestation et conventions de partenariat en cours, alerter sur les renouvellements, inscrire les conventions à l'ordre du jour du Conseil d'Administration, assurer la rédaction de délibérations simples,

- Suivre les conventions de stage, et les consommations de l'enveloppe de gratification, en lien avec les autres directions du CCAS,

- Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier,

- Etre force de proposition pour la création d'outils de suivi,

- Aider à la réalisation des rapports d'activité

- Etre l'interface entre les établissements et services de la direction d'action sociale concernée et la direction de la communication pour la veille et la valorisation d'évènements ou activités

- Référent Octime

- Référent Astre

- Référent Nouveaux Arrivants

» Assurer la gestion des enveloppes budgétaires du service (commandes, engagements, liquidation des factures).