Adjoint administratif au service administratif régional de la cour d'appel de poitiers - formation

Vos missions en quelques mots L’adjoint administratif chargé de la formation assiste le responsable de la gestion de la formation, le responsable de la gestion informatique adjoint ainsi que les ambassadrices de la transformation numérique dans l’exercice de leurs principales missions en lien avec la formation et les concours/examens. Il participe à la mise en œuvre de la politique régionale de formation générales et informatiques des personnels de greffe du ressort de la cour d’appel de Poitiers. Il participe également à la politique régionale sur la QVT et le handicap en assistant le conseiller de prévention et le référent régional de la cour d’appel. Activités principales liées à la formation : Suivi des sessions de formation régionale informatique : Assurer une veille quotidienne sur les calendriers Créer les formations informatiques sur le logiciel HARMONIE et le logiciel MENTOR Gestion des candidatures et traitement des demandes liées aux sessions Effectuer les convocations ainsi que les actions qui en découlent (mise à jour des tableaux, édition des feuilles d’émargement…) Effectuer les traitements ultérieurs ainsi que les actions qui en découlent (envoi des supports et des fiches d’évaluation, mises à jour des tableaux, etc) Effectuer les PA30 relatives aux formations extérieures Gestion des concours et examens : Veille et diffusions des e-mails en lien avec les recrutements concours/examens Préparation des pochettes et mise à jour du commun Préparation et envoi des convocations Réservation des salles Surveillance des épreuves Gestion de l’intranet : Création et mise à jour des articles sur Modalin Activités principales liées à la QVT et HANDICAP Gestion des dossiers de demandes de financement matériel handicap Aide à l’organisation des événements en ces deux domaines Diffuser et afficher l’information Création et mise à jour des tableaux de suivi en lien avec la SQVT-handicap Logistique/Administration : Secrétariat de la directrice : Traiter la boîte e-mail secrétariat en binôme Assurer une veille sur toutes les autres boîtes e-mail à la demande de la responsable et uniquement en cas d’absence Collecter les éléments statistiques et renseigner les tableaux de statistiques Assurer le dialogue avec tous les interlocuteurs Classement et archivage : Organiser la documentation Organiser et suivre le plan de classement du service Archiver les documents et les dossiers Composition et effectifs du service Service formation générale : La directrice responsable de la gestion de la formation, une secrétaire administrative, ainsi que l’adjoint administratif en cours de recrutement. Le service informatique est composé comme suit : La directrice responsable de la gestion informatique, le responsable de la gestion informatique adjoint, les ambassadrices de la transformation du numérique, la responsable de la cellule informatique de proximité, secrétaire administrative, la cellule informatique de proximité Profil recherché Connaissances Applicatifs métiers Circuits administratifs Ingénierie de formation Organisation judiciaire et administrative Outils bureautiques Savoir-faire Alimenter et analyser les tableaux de suivi et statistiques Organiser sa charge de travail Savoir rendre compte à la hiérarchie Savoir trouver et donner une information Maîtriser les techniques de classement et d’archivage Organiser sa charge de travail Savoir rendre compte à la hiérarchie Savoir trouver et donner une information Maîtriser les techniques de classement et d’archivage Éléments de candidature Personnes à contacter rgf.sar.ca-poitiers@justice.fr ddarj.sar.ca-poitiers@justice.fr