Assistant / assistante de présidence f/h

Description du poste

Rattaché.e directement à la Présidente Directrice Générale, et véritable interface entre la vie interne de l’entreprise et sa vie personnelle, votre mission est de l’accompagner et de la soutenir dans la gestion quotidienne de ses activités opérationnelles, afin de lui permettre de se concentrer sur la croissance de l’entreprise.

À la fois stratège, conseiller(ère) et exécutant(e), vous gérez vos missions en totale autonomie, en anticipant les besoins et en vous adaptant à un environnement exigeant, confidentiel et en constante évolution.

Vos responsabilités:

* Faire preuve d’anticipation et s’assurer que tous les sujets relatifs au quotidien sont traités correctement, efficacement et judicieusement, et suivre les progrès jusqu’à leur résolution :
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+ Gérer les déplacements et optimiser l’agenda
+ Gérer, anticiper et faire des propositions sur les dossiers professionnels et parfois personnels (banque, assurance, etc …)
+ Gérer l’accueil des différents interlocuteurs (clients, visiteurs, collaboratrices.teurs, Directrices.teurs, etc.)
+ Filtrer les appels
+ Rédiger et assurer le suivi des courriers
+ Préparer, coordonner et organiser des réunions :
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* Gérer les participants
* Coordonner et participer à la réalisation des supports de présentation : COMEX, CODIR, Comités, etc.
* Préparer et rédiger des ordres du jour
* Rédiger des comptes rendus de réunions
* Gérer les sollicitations diverses
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+ Participer à l’organisation et accompagner parfois la Présidente dans ses déplacements à des évènements du Groupe : conventions annuelles, fêtes de noël, JPO, etc.
+ Gérer en coordination avec la Direction de la communication les communications à diffuser auprès des collaboratrices et des collaborateurs et sur l’intranet
+ Être la/ le représentant(e) de la Présidente auprès des différents interlocuteurs et de ses interlocuteurs clés
+ Evaluer les demandes de renseignements adressées à la Présidente, déterminer la marche à suivre et proposer des réponses appropriées
* Participer à l’organisation et accompagner parfois la Présidente dans ses déplacements à des évènements du Groupe : conventions annuelles, fêtes de noël, JPO, etc.
* Préparer et organiser le suivi des dossiers stratégiques et confidentiels
* Traiter les correspondances avec discernement et participer à la préparation des discours
* Assurer la préparation et l’organisation efficace des dossiers
* Réaliser des études ponctuelles et/ou suivi de dossiers spécifiques à la demande de la Présidente
* Rendre compte de façon circonstanciée