Dgddi (tgd) secrétaire général(e) de la tgd -ac h/f

Description du poste

Le Secrétariat Général, sous l’autorité d’un Secrétaire Général de la TGD-AC, a pour missions :

1) d’apporter un soutien à l’activité des trois pôles de la TGD-AC: distribution,et gestion du courrier physique comme dématérialisé (enregistrement, cotation du courier etc.) de chacun des trois pôles de la TGD-AC ; accueil téléphonique ; commande, gestion et distribution des fournitures nécessaires à l’activité des agents de la TGD-AC ; réservation des salles de réunion ; émission d’ordres de mission et d’état de frais dans CHORUS-DT de l’encadrement de la TGD ;

2) d’assister le commandement dans les procédures RH :

- accueil et le suivi administratif des agents de la TGD-AC en lien avec la direction interrégionale d’Ile-de-France (détachement, intégration des personnels, promotions, évaluations annuelles etc.;

- centraliser et répondre aux demandes de la direction interrégionale d’Ile-de-France ou de la DI AURA s’agissant par exemple de la mise à jour des organigrammes de la TGD-AC ;

- suivi des convocations aux formations professionnelles et de l’offre de formation destinée aux agents;

- suivi DUERP/PAP en lien avec le secrétariat général de la DG

3) le SG est en lien avec le gestionnaire de site du Vitalys pour ce qui concerne les locaux des agents de la TGD-AC situés au Vitalys ainsi qu’avec les correspondants informatiques (TSI) du Vitalys ;

4) de procéder sur demande des cadres supérieurs notamment de la TGD et de son adjointe à la diffusion de consignes de service à destination de tous les agents de la TGD-AC et notamment des deux pôles du CGF au Vitalys et à Villeurbanne

Conditions d'exercice particulières

Pics saisonniers

Possibilité de réaliser une partie des activités en télétravail, en conformité avec l'accord directionnel DGDDI du 16/11/23

Description du profil recherché

Savoirs :

-Outil bureautique de traitement de texte (Word ou autre): niveau pratique, requis immédiatement

-Outil bureautique de tableur (Excel ou autre):niveau pratique, souhaitable

-Techniques d’accueil (RIME):niveau pratique, souhaitable

-Environnement administratif, institutionnel et politique (RIME: niveau pratique, à acquérir

Savoir-faire :

- Travailler en équipe (RIME): niveau maitrise, requis immédiatement

- Organiser une activité (RIME): niveau pratique, souhaitable

- Rédiger (RIME):niveau pratique, à acquérir

Savoir-être :

- Rigueur (RIME)

- Capacité d'adaptation (RIME)

- Autonomie (RIME)

- Réactivité (RIME)

- Organisation (RIME)