Gestionnaire administratif & assistant de direction h/f

Agence Immobilière - GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF
& ASSISTANT(E) DE DIRECTION
Ouest Luberon, Vaucluse (84) CDI Temps plein 4 jours/semaine

Type de contratCDI - Temps plein
Rythme4 jours/semaine - mercredi au samedi
LocalisationOuest Luberon, Isle-sur-la-Sorgue/Gordes, Vaucluse (84)
Expérience requise10 ans minimum en immobilier ou notariat
RémunérationÀ partir de 28 000 € brut/an + variable + perspectives
DisponibilitéDès que possible

L'agence
Agence immobilière indépendante en reprise, implantée au coeur du Luberon, sur l'un des marchés les plus attractifs de Provence. Nous intervenons sur deux activités complémentaires : la transaction immobilière - biens résidentiels, mas, bastides, propriétés de caractère - et la conciergerie premium.

Notre équipe commerciale regroupe 4 à 8 agents dédiés à l'acquisition et à la valorisation des biens. Le dirigeant, assure la direction et la responsabilité juridique de la structure.

Dans le cadre de cette reprise, le bon fonctionnement de l'agence repose sur un back-office solide, tenu par un(e) professionnel(le) qui connaît le métier dans ses moindres détails.

Le poste
Nous cherchons quelqu'un qui fait. Pas qui supervise - qui prend en charge les dossiers et les mène jusqu'au bout.

Vous êtes à la fois le pilier administratif de l'agence et l'assistant(e) de direction du dirigeant pour l'ensemble de ses activités, y compris celles relevant de sa holding. C'est un poste à responsabilités réelles, dans une structure à taille humaine, pour quelqu'un qui a envie que les choses fonctionnent bien et qui est fier du travail bien fait.

Vos missions
1. Constitution et suivi des dossiers vendeurs
-Création de la fiche vendeur dans le logiciel métier et collecte exhaustive des pièces : titre de propriété, situation hypothécaire, diagnostics, documents d'urbanisme, règlement de copropriété, derniers PV d'assemblée générale
-Coordination et suivi des interventions des diagnostiqueurs
-Vérification de la complétude et de la conformité des dossiers avant mise en commercialisation

2. Création et diffusion des annonces
-Rédaction des descriptifs de biens : valorisation des atouts, adaptation au support et à la cible
-Publication et mise à jour sur les portails
-Gestion des photos, plans, visuels et documents associés à chaque annonce
-Suivi des performances et mise à jour des publications

3. Suivi de la commercialisation
-Tableau de bord des dossiers en cours, partagé avec les agents commerciaux
-Relances et suivi des retours acquéreurs
-Gestion des offres d'achat : rédaction, transmission, archivage
-Coordination des parties prenantes tout au long du processus de vente

4. Préparation des dossiers notariaux
-Constitution complète des dossiers en vue de la rédaction de la promesse ou du compromis de vente
-Transmission des pièces aux notaires et suivi des échanges jusqu'à la signature
-Vérification du respect des délais légaux : rétractation, conditions suspensives de financement et d'urbanisme
-Suivi jusqu'à l'acte authentique de vente

5. Gestion financière et administrative
-Émission des factures d'honoraires
-Préparation des ordres de virement
-Lien avec l'expert-comptable pour la transmission des éléments comptables
-Tenue des registres légaux et archivage des dossiers
-Reporting régulier de l'activité au directeur : tableaux de bord, volumes, chiffre d'affaires

6. Assistance de direction - Holding
-Suivi administratif et juridique courant de la holding : documents, échéances, archivage
-Préparation et mise en forme de documents à destination des partenaires extérieurs : expert-comptable, avocat, établissements bancaires
-Gestion des agendas, courriers et communications du dirigeant
-Coordination des dossiers transverses impliquant l'agence, le pôle conciergerie et les autres structures

Profil recherché
Expérience et parcours
10ans d'expérience minimum dans l'un des profils suivants :
-Gestionnaire ou coordinateur(rice) administratif(ve) de transactions en agence immobilière
-Clerc de notaire ou collaborateur(rice) juridique avec forte exposition aux avant-contrats et actes de vente
La maîtrise du cycle complet de la transaction - du mandat à l'acte authentique - est indispensable
Une expérience dans un contexte de reprise ou de structuration d'agence est un atout apprécié
Une expérience en assistanat de direction ou en gestion administrative multi-structures est un plus

Compétences techniques
-Maîtrise des avant-contrats (promesse unilatérale, compromis de vente) et des conditions suspensives
-Bonne connaissance des diagnostics obligatoires et des documents d'urbanisme
-À l'aise avec les logiciels de transaction immobilière
-Maîtrise des portails d'annonces et des outils bureautiques courants
-Forte appétence pour l'IA et les outils d'aide à la rédaction et à la création de contenu
-Bilingue anglais
Les profils issus du notariat, peu habitués aux portails, peuvent bénéficier d'une montée en compétence sur ce point

Qualités personnelles
-Organisation et pragmatisme
-Rigueur
-Autonomie
-Sens du relationnel
-Discrétion et professionnalisme

Conditions du poste
Contrat
CDI - Temps plein, 4 jours par semaine.

Horaires
JourHoraires
Mercredi10h00 - 19h30
Jeudi10h00 - 19h30
Vendredi10h00 - 19h30
Samedi09h00 - 19h30
Pause quotidienne de 1h

Congés
Fermeture annuelle
-1 semaine entre Noël et le Jour de l'an
-3 premières semaines du mois d'août

Rémunération et perspectives
-Rémunération fixe : à partir de 28 000 € brut/an, selon profil et expérience
-Part variable attractive indexée sur le chiffre d'affaires de l'activité transaction de l'agence
-Perspective d'entrée au capital de la société à horizon 4 ans, pour les profils souhaitant s'inscrire dans le projet sur la durée

Lieu
Poste basé au coeur du Luberon, entre l'Isle et Gordes - l'un des cadres de vie les plus recherchés de France.

Pourquoi nous rejoindre ?
-Des responsabilités réelles dès le premier jour, dans une structure qui fonctionne parce que vous la faites fonctionner
-Une ambiance de travail saine, sans la bureaucratie d'un grand réseau
-Un variable qui récompense directement la performance collective de l'agence
-Une opportunité rare d'évoluer vers une participation au capital pour les profils engagés sur le long terme
-Un cadre de vie exceptionnel au coeur de la Provence