Informations générales
Composée de services centraux mutualisés, de 6 équipements culturels municipaux et de 3 équipements culturels métropolitains, la direction de la Culture contribue à définir et met en œuvre la politique culturelle de la Ville de Rennes et de Rennes métropole, dans le cadre des orientations fixées par les élus : permettre l'accès à tous les publics à une offre culturelle et patrimoniale de qualité, accompagner les acteurs culturels et artistiques, contribuer à l'innovation et aux transitions sociétales et environnementales.
Les équipes des Bibliothèques Municipales de Rennes ont pour mission : -D'accueillir et proposer des ressources à la population au sein des 11 bibliothèques de quartier. -D'accueillir les publics scolaires et de proposer des médiations, des dispositifs d'éducation artistique et culturelle dans les bibliothèques et les écoles -De proposer des collections et animations dans toute la ville : points lectures dans les immeubles, en prison, en maisons de retraite et dans les espaces publics.
Missions
Vous assurez la gestion de dossiers transversaux pour la bibliothèque municipale dans les domaines comptables et administratifs et dans l'intérêt du service et de la feuille de route.
A ce titre, vous :
1. Assurez la gestion juridique, financière et administrative de l'action culturelle
En lien avec la responsable des actions culturelles et la responsable du MAE (médiation-action éducative) :
> Planification des interventions liées à l'action culturelle et à la médiation-action éducative :
points réguliers avec les responsables sur la planification et l'avancement des dossiers
> Gestion des interventions liées à l'action culturelle en fonction du statut des intervenants :
Déclaration des intervenants auprès du GUSO (guichet unique du spectacle occasionnel) : déclaration préalable à l'embauche, simulation des cotisations, déclaration unique et simplifiée – Communication du dossier à la DRH pour paiement ; Établissement des lettres d'engagement pour embauche de vacataires intervenants extérieurs, montage du dossier et transmission à la DRH pour paiement ; au vu des devis des intervenants (particuliers, artistes, associations, compagnies …), établissement de contrats, de bons de commande (avec engagement financier), mandatement des factures
> Suivi financier des rémunérations des intervenants et des frais liés :
Gestion des factures de rémunération des intervenants (hors GUSO et vacataires), des bons de commande pour repas en restaurant, des attestations de participation des convives
> Déclarations réglementairesdes concerts et spectacles auprès de la SACEM et de la SACD> Organisation logistique des interventions :
Déplacements et hébergements des intervenants, transports d'expositions, d'assurance des expositions –
Organisation des transports d'expositions pour les temps forts en lien avec la responsable des actions culturelles, la responsable du MAE et le transporteur.
Demande d'informations et mise en œuvre de la demande d'assurance des expositions avec l'assureur
2. Assurez le suivi comptable et financier des acquisitions de documents et prestations de services liées aux collections
En lien avec la responsable des collections :
> Gestion financière des acquisitions de documents et instruments de musique :
En début de chaque année, préparation du fichier de suivi de l'exécution des marchés liés à l'acquisition d'ouvrages, CD, DVD et instruments de musique avec les informations fournies par le service Collections ;
Gestion des relations avec les fournisseurs et les agents de la bibliothèque (contentieux…)
> Gestion financière des prestations de service liées aux collections : trains de reliure, maintenance des CD et DVD
> Gestion financière des abonnements périodiques :
Transmission des listings mis à jour au prestataire pour le 15 octobre pour une prise en compte des abonnements par les éditeurs au 1er janvier, réactualisation des tarifs, suivi des réclamations auprès du prestataire, informations du prestataire sur les arrêts des quotidiens pendant les périodes de fermeture des bibliothèques.
> Gestion des déclarations SOFIA (déclaration d'achats de livres)
3. Assurez le suivi budgétaire et exécution des marchés publics et divers
En lien avec la responsable administrative et financière :
> Gestion budgétaire et comptable :
Préparation et suivi des budgets en fonctionnement et en investissement
Veille au respect de la qualité de l'exécution comptable en dépense et en recette
>Gestion des dépenses :
Dans le respect des règles de la commande publique, établissement des bons de commande dans le logiciel Grand Angle, transmission aux fournisseurs des bons de commande, enregistrement des bons de commande dans les tableaux de suivi (E-parapheur), traitement des factures et préparation des mandats, enregistrement des factures sur les tableaux dédiés.
> Gestion des recettes :
Création des tiers sur Grand Angle, établissement des titres de recettes, suivi des encaissements (contrôle périodique), préparation des décisions d'annulation du titre de recette avec établissement d'un certificat administratif
> Vie d'équipe :
Participer aux réunions d'équipes ; participer à des points bilatéraux avec des cadres ; participer aux réunions plénières, participer aux activités de l'équipe administration et logistique selon les besoins de service (pointages, préparation d'outils bureautiques, expédition de colis…).
> Accueil du public (suppléances) :
Assurer l'accueil téléphonique (st
Profils recherchés
·Anticipation, organisation, rigueur, respect des calendriers
·Polyvalence, savoir gérer plusieurs dossiers en même temps
·Bonnes connaissances en informatique, en particulier Excel ; maîtrise de la bureautique en général
·Initiative, autonomie et capacité à rendre compte
·Connaissances en comptabilité, commande publique
·Qualités relationnelles à l'écrit comme à l'oral, capacité à organiser le travail pour une équipe, sens de l'accueil, solidarité en équipe
·Travail en équipe, travail en réseau avec des interlocuteurs à distance
·Écoute, patience, aptitude au dialogue
Condition de recrutement externe
CDD dès que possible. Les candidatures seront étudiées au fil de l'eau.
Par ailleurs, nos collectivités sont handi-accueillantes : des dispositions favorisant l'accès à l'emploi public des personnes concernées y sont mises en œuvre.
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