Au sein du Centre Culturel Malesherbes, placé(e) sous l’autorité du Directeur adjoint des Affaires culturelles – secteur Culture-Conservatoire – et de l’Administrateur, vous assurez le secrétariat administratif ainsi que la gestion des dossiers.
Vos principales missions seront les suivantes :
1.Assurer la gestion administrative transversale en lien avec l’administrateur
- Effectuer les demandes de devis, les saisies de bons de commande et suivi de la facturation
- Etablir les feuilles de route des artistes et organiser leur accueil sur site
- Etablir au besoin les factures liées à l’activité de la direction
2. Assurer des missions de régisseur recettes et dépenses
- Effectuer les achats de catering et aux besoins de la programmation
3. Gérer les plannings d’occupation des locaux du Centre Culturel Malesherbes
- Suivre et mettre à jour le planning général de la programmation
- suivre et mettre à jour le planning des loges et locaux annexes du centre culturel
- suivre et mettre à jour le planning quotidien d’occupation des salles de cours et des lieux de diffusion
4. Gestion des DPAE et GUSO
- Effectuer les déclarations et contrats en lien avec l’administrateur
- Effectuer les paiements via le GUSO
5. Gestion de l’accueil des compagnies
- Organiser l’accueil des compagnies sur site
- Effectuer les réservations d’hôtel et piloter la restauration sur site
6. Assurer les missions de secrétariat spécifiques au Conservatoire
- Suivre l’organisation des interventions musicales scolaires
- Suivre l’organisation des examens : établir les listes des élèves, les convocations inhérentes (élèves et jurys extérieur)
- Effectuer le suivi des dossiers administratifs des jurys des concours du Conservatoire
- Etablir les contrats de location en lien avec le régisseur d’orchestre et professeurs
- Etablir et envoyer les attestations de scolarités
- Contrôler les règlements et encaissements des frais d’inscription et des locations d’instruments
- Etablir les relances des règlements
- Etablir les formulaires de recouvrement
- Suivre et mettre à jour les fichiers administratifs des familles des élèves, des professeurs et des intervenants du Conservatoire
- Saisir et envoi des mails d’information aux familles des élèves du Conservatoire
- Prendre en charge le classement et l’archivage des dossiers
Vous serez également en charge de :
* Accueil, billetterie ou orientation des publics lors des évènements Culture- Conservatoire
* Suivre scrupuleusement les procédures
* Travailler en transversalité avec les différentes équipes
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