Sgar bfc - assistant.e mutualisé.e de direction au sgar bourgogne franche-comté

MISSIONS

1 – Coordonner

- Interface entre la Direction et les agents ou autres services

- Hiérarchisation des demandes de la Direction

- Planification des activités de la Direction

Tenue de l’agenda consignant les rendez-vous et réunions dans le respect des délais impartis
- Clarification et classification des informations

Réception des informations par mail de services extérieurs ou collègues, les transmettre aux bonnes personnes dans le respect des délais
Veille des différentes boites mail fonctionnelles
Retranscription des informations orales ou écrites
- Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations


2 – Anticiper

- Gestion de la logistique inhérente aux activités de la Direction (déplacements, réunions, visio conférences)

- Contrôle des échéances liées à l’agenda du Préfet

- Préparation des dossiers des Adjoints (commandes, suivi des retours, impressions)


3 – Organiser

- Réunions

Sondage auprès des participants
Rédaction et envoi des invitations officielles
Réservation de salles
Accueil des participants en présentiel
- Visioconférences

Programmation
Envoi des codes aux utilisateurs
Lancement selon les applicatifs utilisés
- Déplacements

Choix du moyen de transport
Prévision du temps de trajet
Réservation de véhicules ou de billets de train
Rédaction d’ordres de missions et suivi des états de frais (via CHORUS DT)

4 – Accueillir

- Aide à l’accueil et à l’accompagnement des nouveaux agents du SGAR

- Aide à l’accueil des participants aux réunions de services
- Aide à la planification et organisation de moments de convivialité


5 – Suppléer

- Continuité de service à assurer en cas d’absences de collègues

COMPÉTENCES REQUISES

6 – Outiller

- Mise à jour des connaissances liées aux différentes plateformes ou logiciels utilisés au quotidien

- Capacité à appréhender les nouveaux outils liés aux visioconférences (programmation et lancement)

7 – S’appuyer sur des qualités relationnelles

- Aptitude à travailler en équipe

- Sens de l’écoute

- Disponibilité selon l’activité du service

- Discrétion

- Discernement

- Diplomatie

- Maîtrise de soi

- Sens de la pédagogie

Les activités ont vocation à s’inscrire dans un pôle d’assistant(e)s mutualisé(e)s, dont les missions s’adapteront à l’actualité du service et seront supervisées par un chef de pôle. Ce pôle, à l’heure actuelle, ne prend pas en charge le secrétariat des agents placés sous l’autorité de la SGAR et des SGAR Adjoints (logistique salles, visios, reprographie, parapheurs…) sauf circonstances exceptionnelles.