Secrétaire de département pédagogique h/f

RESPONSABILITÉS :

L'Université de Lorraine recrute pour l'IUT de Metz un-e secrétaire du département sciences de données.
CDD à pourvoir du 01/10/2025 jusqu'au 31/08/2026, renouvelable par années universitaires.
Candidature : transmettre CV et lettre de motivation avant le 16/07/2025.
Au sein du département sciences de données de l'IUT de Metz, la personne recrutée assurera les missions suivantes :

Mission 1 : Accueil et communication
• Assurer l'accueil présentiel et téléphonique au secrétariat
• Répondre aux demandes des enseignants, des chargés d'enseignement vacataires et des étudiants
• Gérer les listes de diffusion
• Réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails
• Gérer les demandes logistiques (matériels divers, gestion des casiers, etc.).

Mission 2 : Gestion des emplois du temps
• Saisir les emplois du temps sur le logiciel dédié en tenant compte du calendrier pédagogique et de la maquette du diplôme
• Gérer les modifications d'emploi du temps.

Mission 3 : Recrutement, inscriptions et assiduité des étudiants
• Gérer la partie administrative des candidatures sur l'application dédiée e-Candidat
• Gérer sur Apogée les inscriptions pédagogiques de début de semestre (BUT)
• Gérer la partie administrative du BUT classique (3 années, 2 parcours), en concertation avec les responsables pédagogiques de ces parcours ;
• Gérer les absences des étudiants en cohérence avec le règlement intérieur de l'IUT et celui du Département SD
• Renseigner le logiciel d'absences et éditer les résultats.

Mission 4 : Gestion des examens et des notes
• Générer et vérifier sur Apogée les règles de calcul, la création des épreuves, les procès-verbaux de validation de semestres et les relevés de notes
• Paramétrer l'interface SNWEB pour l'ouverture de la session de saisie des notes
• Editer les listes d'appel et d'émargement aux examens
• Réserver les salles d'examen sur le logiciel ADE
• Participer à la saisie des notes
• Editer les procès-verbaux des jurys, éditer les relevés de notes et attestations de réussite pour envoi aux étudiants.

Mission 5 : Participation à l'organisation de divers événements du département
• Gérer les offres de stages et d'emploi
• Participer à l'organisation des soutenances de stage
• Participer aux réunions et aux conseils de département, aux conseils de perfectionnement des formations, et en rédiger les comptes rendus ;
• Participer à l'organisation de divers événements du département (JPO, forum, etc.)

Activités associées
• Participer à la gestion des achats dans le département.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous connaissez le fonctionnement de l'Université ou avez de bonnes capacités d'adaptation.
Vous maîtrisez l'outil informatique et avez la capacité de vous former aux logiciels spécifiques dédiés à l'activité.
Vous disposez de bonnes qualités rédactionnelles et maîtrisez les techniques d'expression et de communication écrite et orale.
Vous êtes organisé, rigoureux, savez travailler aussi bien en autonomie qu'en équipe et disposez d'un bon relationnel.