Humanity First Guyane est une organisation humanitaire œuvrant dans les domaines de l'aide sociale, de la solidarité, de l'éducation et de l'action humanitaire.
L'assistant(e) de direction apporte un appui administratif, organisationnel et opérationnel à la direction.
Véritable interface entre la direction et l'ensemble des services, vous intervenez sous l'autorité du Directeur et en collaboration étroite avec toutes les équipes de la structure.
Sous l'autorité directe de la Direction.
Missions
Vous contribuez activement au bon fonctionnement, à la coordination et à l'optimisation des activités.
Vos missions principales sont les suivantes :
Assistanat de direction
- Gestion des agendas et des priorités,
- Préparation et suivi des réunions,
- Rédaction de documents professionnels,
- Rapports hebdomadaires et annuels
- Suivi des dossiers transversaux
Appui à l'organisation
- Suivi administratif des projets
- Organisation d'événements et déplacement à prévoir
- Suivi logistique et administratif
Pilotage et coordination administrative avec les partenaires institutionnels, la direction et les salariés.
Activités
- Accueil téléphonique et physique
- Correspondance : gestion/rédaction des courriers et mails
- Traitement et suivi des dossiers administratifs
- Création d'outils de gestion adaptés (tableaux, plannings.)
- Enregistrement/archivage des pièces administratives
- Comptes-rendus de réunions
Compétences requises
Savoirs
- Utilisation des outils collaboratifs
- Règles de confidentialité et de protection des données
- Organisation et fonctionnement d'une association
- Procédures internes et réglementation applicable au secteur
- Notions de gestion du temps et de l'agenda
- Circuits de décision et de validation
- Environnement institutionnel et partenarial
Savoir-faire
- Être capable de réaliser les principales tâches de secrétariat/gestion
- Savoir hiérarchiser, organiser, classer et archiver
- Maîtriser les outils bureautiques (type Word/Excel) pour saisir, mettre en forme des données et créer des outils de suivi
- Maîtriser les outils internet (outils de recherche /gestion de mailing liste)
- Gérer un agenda, organiser des rendez-vous
- Prendre des notes et rédiger un compte rendu de réunion ou un courrier
- Maîtriser les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Capacité à communiquer avec différents interlocuteurs
- Savoir communiquer sur les activités de la structure à l'écrit
Qualités :
- Autonomie et esprit d'initiative,
- Discrétion,
- Esprit d'équipe, adhésion aux valeurs humanitaires
- Organisation et rigueur
- Curiosité
- Aisance relationnelle
Valeurs :
Solidarité - Humanité - Neutralité - Engagement - Respect
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