DESCRIPTIF DU POSTE
Vous serez rattaché(e) au secrétariat général qui assure la gestion de l'ensemble des moyens généraux de l'agence et qui est responsable de la bonne mise en oeuvre du contrat. Il participe à la préparation du contrat et met en oeuvre les différents actes budgétaires dans le respect des procédures mises en place.
Le secrétariat général met en place et suit en lien avec les responsables de service un système de pilotage afin d'analyser la performance des activités dans le but d'aider leur pilotage et la prise de décision. Dans cette optique, il propose des outils (tableaux de bord) permettant d'assurer la mesure des activités, des produits, des coûts et des résultats.
Le secrétariat général réalise la gestion RH de proximité des personnels, y compris l'aspect formation.
L'ASSISTANT(E) SPÉCIALISÉ(E) JOUE UN RÔLE CLÉ DANS LE SOUTIEN ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE DE M'AGENCE. IL/ELLE CONTRIBUE À LA GESTION DES DOSSIERS, À L'ORGANISATION DES RÉUNIONS, À LA MISE EN FORME DES DOCUMENTS, ET À LA COORDINATION DES ACTIVITÉS AU SEIN DE L'AGENCE.
RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :
1. GESTION ADMINISTRATIVE :
* Assurer les fonctions de secrétariat (mise en forme des documents, gestion des courriels, mise à jour des annuaires et organigrammes) ;
* Gérer le courrier et les colis ;
* Organiser les réunions et rédiger les comptes-rendus.
2. SUIVI ET ANALYSE DES ACTIVITÉS :
* Collecter des données et alimenter des tableaux de bord ;
* Traiter des données et mettre à jour des fichiers et dossiers.
3. GESTION LOGISTIQUE ET ÉVÉNEMENTIELLE :
* Fournir un appui logistique lors d'organisation d'évènements
4. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES ET SÉCURITÉ :
* Assurer la Rh de proximité (visites médicales, formations, etc.).
5. GESTION DES MATÉRIELS ET LOCAUX :
* Gérer le parc de véhicules.
* Gérer les matériels et les locaux.
* Effectuer des inventaires et gérer les parcs de matériels.
6. SUPPORT À LA DIRECTION :
* Gérer éventuellement l'agenda du directeur d'agence ;
* Organiser les rendez-vous, les déplacements, et les réunions ;
* Apporter un appui à l'élaboration du contrat de l'agence.
PROFIL RECHERCHÉ
Vous avez validé une formation de niveau BAC à BAC+3 dans un domaine tel que le secrétariat, l'administration ou la gestion ou les ressources humaines. Une formation spécifique dans le secteur public ou une expérience dans un établissement public serait un atout.
Vous possédez dans l'idéal au moins 2 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire, tel qu'assistant de direction ou assistant administratif.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants tels que Word, Excel et PowerPoint. Une connaissance des procédures administratives et budgétaires est également requise.
Sur le plan des qualités personnelles, vous êtes une personne organisée, rigoureuse et méthodique. Le Vous êtes également dynamique et proactif(ve), capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais. Le sens du service ainsi qu'une grande discrétion et un respect strict de la confidentialité sont essentiels.
* CDI
* Poste à temps complet basé à Fontainebleau
* RTT
* Mutuelle d'entreprise, chèques vacances, chèques déjeuner ...
* Rémunération selon profil & expérience + prime.
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