Rattaché(e) aux équipes projets et au département ingénierie, vous intervenez en tant qu'assistant(e) administratif(ve) pour un bureau d'études dans le ferroviaire.
Missions principales
Support administratif et gestion documentaire
* Gérer la réception, l'enregistrement et la diffusion des courriers, e‑mails et documents projet en respectant les règles de confidentialité et les procédures internes.
* Assurer la mise à jour et l'organisation de la GED (gestion électronique des documents) : nommage, indexation, archivage et gestion des versions des documents techniques et contractuels.
* Préparer et suivre les envois et réceptions de dossiers (physiques et dématérialisés) auprès des clients, des sous‑traitants et des autorités.
Suivi administratif des projets
* Assister les chefs de projet et les ingénieur(e)s dans le suivi administratif des dossiers : constitution des dossiers, suivi des échéances, préparation des réunions et comptes rendus.
* Rédiger, mettre en forme et relire les documents courants (compte‑rendu, courriers, tableaux de bord, supports de présentation) et garantir leur conformité aux standards internes.
* Suivre les plannings administratifs, relancer les interlocuteurs et tenir à jour les indicateurs de suivi (actions, points d'alerte, jalons administratifs).
Gestion des commandes et facturation
* Enregistrer et suivre les commandes fournisseurs et sous‑traitants : saisie des bons de commande, suivi des livraisons et relance des prestataires.
* Préparer les éléments pour la facturation client et la saisie comptable : contrôle des pièces justificatives, transmission au service comptable et suivi des paiements.
* Participer à la gestion des notes de frais et des éléments administratifs liés aux déplacements des équipes projet.
Organisation logistique et support aux équipes
* Organiser les réunions, réservations de salles, vidéoconférences et rendez‑vous, assurer la préparation matérielle et diffuser les invitations et documents associés.
* Gérer les approvisionnements de bureau et le matériel documentaire (copies, impressions, reliures) nécessaires aux activités du bureau d'études.
* Être le point de contact administratif pour les équipes terrain et participer à la coordination des interventions en lien avec les plannings projets.
Profil recherché
Formation
* Formation administrative de type BTS/DUT (gestion, assistanat, secrétariat) ou équivalent, ou expérience professionnelle significative sur un poste similaire.
Expérience
* Expérience souhaitée de 2 à 5 ans dans un rôle d'assistant(e) administratif(ve), idéalement en bureau d'études, milieu technique, industriel ou ferroviaire.
* Une expérience chez SNCF Réseau est un atout majeur
Compétences
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils de gestion documentaire (GED).
* Bonne expression écrite et orale en français, capacité à rédiger des comptes‑rendus et des documents structurés.
* Organisation, rigueur, respect des procédures et capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement projet.
* Esprit d'équipe, sens du service et bonnes capacités de communication avec des interlocuteurs techniques et opérationnels.
* Anglais technique souhaité pour la lecture de documents et échanges occasionnels.
Conditions d'emploi
* Type de contrat : CDI, CDIC ou mission freelance selon profil et besoin.
* Localisation : Marseille
* Processus de recrutement : étude du dossier, entretien RH et entretien opérationnel.
* Prise de poste : dès que possible.
Si vous souhaitez contribuer au bon déroulement des projets ferroviaires en apportant votre soutien administratif et organisationnel, rejoignez nos équipes pour participer à des missions techniques et structurantes.
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