L'assistant ou assistante formation continue joue un rôle crucial en assurant la gestion opérationnelle, administrative et logistique des programmes de formation. Ces programmes peuvent être inter-entreprises, incluant des formations courtes, certifiantes ou diplômantes, ou intra-entreprise, conçus sur mesure pour répondre à des besoins spécifiques.
Il ou elle veille au bon déroulement des parcours de formation continue, depuis l'inscription des stagiaires jusqu'à l'obtention de leur certification, garantissant ainsi une expérience fluide et enrichissante pour tous les participants, et les intervenants.
En plus de ces responsabilités principales, l'assistant ou assistante s'engagera aussi dans des missions complémentaires transverses pour le service. Cela peut inclure le management de la qualité ou la gestion du matériel pédagogique, contribuant ainsi à l'amélioration continue des processus et à l'efficacité collective.
Il ou elle s'intègre dans une équipe de 7 personnes, sous la responsabilité du manager de la formation continue.
Le poste consiste à :
* Gérer l’inscription, le conventionnement, l’accueil et le suivi administratif des stagiaires ; produire tous les documents réglementaires nécessaires à ce suivi (convocation, attestations, émargements...)
* Gérer le conventionnement des intervenants, leur transmettre les informations administratives nécessaires, assurer leur accueil et la facilitation de leurs interventions
* Assurer le suivi comptable en lien avec le service comptabilité tant du point de vue de l’intervenant (engagement et suivi de la facturation) que du stagiaire/donneur d’ordre entreprise (mise en facturation) ; produire les informations pour le Bilan Pédagogique et Financier
* Assurer le paramétrage et le suivi des actions de formation sous l’ERP Digiforma
* Organiser et mettre en œuvre les programmes/parcours sur les plans administratifs, informatiques et logistiques ; s’assurer du bon déroulement des sessions (planification, préparation des salles et du matériel pédagogique, facilitation du déroulement, accès aux espaces pédagogiques sous l’ERP et aux ressources pédagogiques, suivi de la certification)
* Contribuer à la coordination pédagogique (recensement des besoins, transmission des informations aux formateurs, participer à des ouvertures ou des fermetures de sessions)
* Suivre et synthétiser les évaluations à chaud, les envoyer aux intervenants et aux responsables pédagogiques ; contribuer à la gestion des aléas en lien avec le conseiller formation continue ou le responsable pédagogique
* Préparer les éléments pour les revues et bilans qualité et contribuer à définir et mettre en oeuvre les actions correctives et les plans d’amélioration continue ; produire les documents nécessaires aux audits qualité (notamment Qualiopi)
* Piloter une mission transverse dédiée selon les besoins du service pour en faciliter le fonctionnement (gestion de la documentation, gestion du matériel pédagogique, management de la qualité, animation et fidélisation des intervenants...)
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