Responsable du cimetière, des élections et de l'accueil à la population

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Rattaché à la Direction juridique-population, le service population comprend 5 agents et assure les activités suivantes : accueil de l’Hôtel de Ville, état civil, élections, affaires générales, cimetière, formalités administratives, organisation des scrutins, gestion de la liste électorale, jury criminel, courrier arrivée / départ.

L’agent sera chargé principalement des affaires funéraires, électorales et de l’encadrement de l’accueil tout en assurant également des missions d’Officier d’état-civil.
A ce titre, l’agent sera chargé de suppléer le directeur juridique-population dans l'encadrement du service (3 agents).

Par ailleurs, selon les absences et nécessités de service, l’agent devra assurer également l’ensemble des missions du service (accueil, formalités administratives diverses, gestion du courrier,...). Missions / conditions d'exercice Sous l’autorité de la responsable du service, pilotage des activités des missions suivantes :

Gestion du cimetière :
• Recevoir et renseigner les familles, les organismes de pompes funèbres et les marbriers,
• Assurer la gestion courante et le suivi des concessions funéraires (délivrance et contrôle des titres de concessions et de leur renouvellement, vérification du droit à inhumation, suivi des inhumations et des exhumations, délivrance des autorisations de travaux…)
• Gestion de la comptabilité du cimetière (facturation des concessions et renouvellement)
▪ Saisie et mise à jour des fiches concessions sur le logiciel ETERNITE
• Suivre et coordonner la mise à jour du plan du cimetière communal
• Organiser la reprise des concessions réputées en état d’abandon ainsi que la reprise administrative des concessions non renouvelées : repérage des concessions concernées, courriers d’information aux concessionnaires et/ou ayants-droits, pose des affichettes sur les concessions, affichage des listes aux entrées des cimetières, photographies, et pour les concessions en état d’abandon, suivi des avis publics, certificats d’affichage, procès-verbaux
• Préparer en cas de besoin l’actualisation du règlement des cimetières et veiller à son respect
• Assurer une veille juridique sur la législation funéraire
• En lien avec la responsable du service, étudier les situations, émettre un avis et suivre les dossiers contentieux intentés par la Ville ou intentés par les usagers contre les décisions de la Ville

Gestion de la liste électorale et participation aux scrutins :
• Inscription, radiation, mutation, préparation des réunions des commissions de révision des listes, rédaction des comptes rendus, clôture de la liste électorale
• Préparation et suivi des scrutins électoraux en lien avec la direction : application des circulaires préfectorales, édition des documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale…), gestion du matériel nécessaire au scrutin, recrutement du personnel, interventions les jours de scrutin en bureau de vote et au bureau centralisateur
• Suivi des formalités liées au tirage au sort des jurés d'assises

Accueil l’Hôtel de Ville :
Superviser l'accueil téléphonique et physique de la Mairie
Organisation de l'accueil et de l’information au public. Veiller à sa qualité et à la pertinence des moyens et/ou supports utilisés




Sous l’autorité de la responsable du service et en lien avec l’agent en charge de l’état-civil, participation aux missions suivantes :

Etat-civil :
Participation aux « permanences état-civil » du samedi matin (environ 1/mois)
Participation aux « cérémonies » de mariage, parrainage, noces organisées en semaine et le samedi

En l’absence de l’agent en charge des dossiers Etat-civil : suivi des procédures et dossiers relatifs à l’état-civil (mariages, naissances, décès, livrets de famille, mentions, auditions…) et renseignement du public Profils recherchés Justifier d'une expérience dans des fonctions similaires au sein d'une collectivité territoriale

Savoirs :
Avoir connaissance de la réglementation en matière de droit funéraire, de droit électoral, d’état-civil
Avoir connaissance de l’organisation générale des services de l’administration
Maîtriser l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)

Savoirs - faire :
Savoir animer une équipe
Avoir une expérience de l’accueil du public
Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles
Aptitudes/qualités :

Savoir s’organiser dans son travail
Savoir travailler en équipe et au contact du public (animation, motivation d’équipe)
Respecter le devoir de confidentialité et de discrétion professionnelle

Utilisation des logiciels (Eternité – Suffrage web – Siècle – Ciril)