Mission principale :
Au sein du département vigilance des recherches cliniques la personne recrutée assurera des missions de secrétariat classique et des missions spécifiques pour le service de pharmacovigilance.
Activités principales:
Activités générales et missions de secrétariat classique :
• Préparer les missions des collaborateurs via NOTILUS (réservations : vols, trains, hôtels, inscriptions aux congrès, …)
• Préparer les états de frais des collaborateurs aux retours de leurs missions
• Assurer le suivi détaillé des frais de mission et du budget alloué
• Etablir les commandes sur le logiciel SIFAC +, suivi des bons de commandes, réception des commandes, archivage et clôture des bons de commandes en collaboration avec le service achat
• Organiser et gérer 2 à 3 séminaires d’équipe par an (salle de réunion, repas, activité de Team Building) en Ile de France.
• Organiser une journée annuelle de séminaire d’échanges avec les Centres de Méthodologie et de Gestion (réservation de salles, de repas, gérer les invitations et les intervenants, préparer les missions, envoyer l’ordre du jour, créer les états de frais, …)
• Participer aux 2 réunions de service hebdomadaires (enregistrer et archiver les enregistrements, rédiger le compte rendu des réunions du mardi et préparer l’ordre du jour)
• Suivre et distribuer le courrier de l’agence de façon périodique
• Participer aux réunions du flash’com de façon périodique
• Gérer ponctuellement l’agenda du responsable du département
• Utiliser les outils spécifiques sur le site de Parisanté Campus
• Maîtriser le logiciel AUGURE pour l’élaboration de courriers et des envois spécifiques (Newletter, Save the date, …)
• Réaliser des extractions hebdomadaires sur le logiciel Safety Easy
• Aider les gestionnaires de bases de données en cas de besoins (surcharges de travail, congés, …)
• Assurer le suivi du budget du service tout au long de l’année (missions et fonctionnement) et proposer un budget au 3ème trimestre pour l’année suivante
• Préparer les tableaux annuels : congés, RTT, Flash com
Assurer des missions spécifiques :
Action coordonnée Mère-Enfant :
• Participer aux réunions mensuelles du COPIL de l’Action Coordonnée (AC) Mère-enfant, envoyer l’ordre du jour et le compte rendu aux membres du COPIL
• Envoyer la Newsletter trimestrielle aux membres de l’AC via AUGURE et Outlook
• Envoyer les « Save the date » et ordre du jour des plénières via AUGURE et Outlook
• Planifier, organiser et gérer les plénières en distanciel et en présentiel (2 fois / an)
• Organiser la logistique de la plénière en présentiel (invitations, salle, repas, missions, état de frais, …)
Soutien aux autres services :
• Être back up d’une autre assistante pendant les congés de celle-ci, afin de maintenir un service global
Assurer des missions spécifiques :
Action coordonnée Mère-Enfant :
• Participer aux réunions mensuelles du COPIL de l’Action Coordonnée (AC) Mère-enfant, envoyer l’ordre du jour et le compte rendu aux membres du COPIL
• Envoyer la Newsletter trimestrielle aux membres de l’AC via AUGURE et Outlook
• Envoyer les « Save the date » et ordre du jour des plénières via AUGURE et Outlook
• Planifier, organiser et gérer les plénières en distanciel et en présentiel (2 fois / an)
• Organiser la logistique de la plénière en présentiel (invitations, salle, repas, missions, état de frais, …)
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