Assistant de gestion administrative - conseil départemental de la haute-marne

Vos missions en quelques mots Rémunération brute mensuelle : Adjoint administratif Echelon 1 : 1 801,74 € R.I.F.S.E.EP. : 316 € Sujétion : 0 € « pas de sujétion». Missions du service – positionnement de l’agent : Sous l'autorité hiérarchique du responsable, l’assistant(e) de gestion administrative de la Maison des Solidarités Départementales assure des tâches de secrétariat et favorise la transmission d’informations internes et externes. Il/elle intervient plus spécifiquement au sein du Pôle « Enfance ». Tâches confiées : Suivi administratif des enfants confiés – Suivi des calendriers de visite et des tableaux de mesures par référent ASE ; – Gestion des échéanciers de toutes les mesures judiciaires et administratives ; – Organisation du calendrier, participation et compte-rendu des synthèses et des réunions ; – Suivi de tous les documents nécessitant la signature du représentant légal d’un enfant confié (autorisation de sortie, inscription scolaire, etc.) ; – Préparation des documents et transmission dématérialisée au service enfance jeunesse ; – Participation à l’organisation des sorties. Accueil physique et téléphonique du public (lors des astreintes ou en cas d’absence des collègues référentes) – Accueil du public (accueil physique et accueil téléphonique) : écoute et orientation du public en intra (collègues de la Maison des Solidarités Départementales et des services du conseil départemental) et vers tous les services extérieurs. – Prise d’informations et organisation des rendez-vous pour les travailleurs sociaux ; – Suivi du courrier des usagers et des partenaires (entrant et sortant). Mise en forme, classement des documents et gestion des archives – Prise de notes, mise en forme des courriers, documents et formulaires spécifiques, – Archivage physique et électronique des dossiers individuels. Profil recherché Profil recherché : - Sens du service public, des responsabilités ; - Formation ou maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, prise de rendez-vous, suivi de dossiers, etc.) ; - Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel) et des applications informations de gestion de la relation à l’usager (SOLIS) ; - Aptitude à communiquer et à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire ;