Le Siège social du Diaconat Protestant recrute :
Un Assistant de Direction (H/F)
- Contrat à durée déterminée, temps complet
- Bac+2 /3 Assistant gestion administrative/PME PMI / Assistant direction
- Expérience minimum de 5 ans sur un poste identique
- Poste basé à Valence
MISSIONS
L'assistant(e) de Direction occupe un rôle clé et permet le bon accomplissement des missions de la Direction Générale en apportant une aide fonctionnelle et matérielle. Il/elle a pour objectif d'apporter une aide permanente à la Direction Générale, en termes d'organisation personnelle, de gestion administrative, de communication et d'information, lui facilitant le suivi régulier de certains aspects du fonctionnement des établissements de l'association.
A ce titre, il/elle prend en charge les missions suivantes :
- Appui a la DG, Responsable RH et Responsable Financière : Gestion agendas, réunions déplacements et réservations, organisation et suivi des CODIR, rédaction de courriers et aide à la préparation de dossiers
- Aider à la gestion et à l'optimisation du planning de la Directrice Générale et des participants (internes, externes, partenaires.)
- Recenser les tâches et informations nécessaires à la priorisation des actions et contribuer à leur suivi et au pilotage par les parties prenantes
- Effectuer les opérations de transmission et le traitement des informations nécessaires à la bonne marche des établissements et à ses relations internes et externes
- Assurer l'accueil du public et l'accueil téléphonique par alternance avec la Secrétaire d'accueil
- Assurer le secrétariat général de l'association, en lien avec le Président et la Directrice Générale, dans le respect des statuts et des normes.
- Assurer la circulation de l'information entre la direction générale et les directions d'établissements : Notes de service, Instances représentatives du personnel, Réunions de direction
- Communication interne / externe
- Préparer et organiser les différents évènements institutionnels liés à l'association : conseil d'administration, assemblée générale, journées associatives (convocations, comptes rendus, préparation des dossiers préalables) en accord avec le Président et la Directrice Générale. En assurer la gestion matérielle.
- Assurer la gestion administrative des adhérents et bénévoles de l'association : enregistrement, gestion des dons et des reçus fiscaux, déclaration Urssaf, frais de déplacement, transmission de données règlementaires aux organismes de suivi.
- Assurer le secrétariat classique de la Directrice Générale : filtrage des informations et des appels, affectation du courrier, rédaction de correspondances diverses.
- Assurer la gestion et le suivi de certains dossiers, en lien avec les partenaires ou organismes dédiés et dans le respect des procédures et des délais : assurances (habitation, RC, véhicules, sinistres...), reçus, déclarations et transmission d'informations.
- Participer à la politique de communication globale de l'association et des établissements.
COMPÉTENCES
- Connaissance du milieu associatif en général et de l'association, son organisation, ses services, ses acteurs institutionnels et ses partenaires.
- Être un intervenant efficace pour chacun des interlocuteurs potentiels : être une personne ressource
- Capacité à gérer plusieurs actions simultanément
- Maitrise des outils de bureautique (Pack Office, Internet, logiciels internes.) et des nouveaux supports (CANVA, logiciel de suivi et de gestion projets)
- Maitrise de la rédaction administrative, des techniques de secrétariat et d'organisation.
- Capacité d'adaptation et d'anticipation, réactivité, initiative
- Résistance au stress
- Rigueur et organisation, respect des procédures
- Sens du service
- Confidentialité et discrétion
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute, patience, diplomatie
- Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite.
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