Assistant / assistante de gestion administrative (h/f)

Mission :
L'assistant (F/H) en gestion administrative assure la gestion et la coordination d'un portefeuille de personnels non permanents doctorants et post-doctorants : recrutements, conventions d'accueil, accompagnement administratif lié à l'accueil mais aussi à l'accompagnement des agents tout au long du séjour. Il contrôle et vérifie l'application des procédures et des règles d'usage. Il assure également d'autres missions transverses : organisation d'évènements, diffusion d'informations, etc.

Activités :
- Instruire les dossiers de recrutements des personnels non-permanents, en assurer le suivi administratif et financier en fonction des différents employeurs et sources de financement : CNRS, UGA, Grenoble INP... pour les doctorants et chercheurs contractuels ;
- Vérifier la conformité réglementaire et les échéances des dossiers : demande de conventions d'accueil pour les personnels étrangers, publication des offres sur le Portail Emploi du CNRS,
- Suivre les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles RH ; faire appliquer les nouvelles dispositions réglementaires ; Informer et conseiller les membres du laboratoire et la direction ;
- Organiser l'accueil des nouveaux entrants (journée d'accueil, intégration au laboratoire...) ; les accompagner dans leurs démarches administratives.
- Mettre à jour les bases de données (internes ou externes) des personnels dans les applications informatiques dédiées ; Assurer le suivi des indicateurs et des tableaux de bord
- Participer aux réunions et à la vie du service administratif ;
- Interagir les membres de l'institut et les partenaires extérieurs ;
- Assurer la circulation de l'information par les différents canaux de communication ;
- Concevoir des supports de présentation ;
- Prendre en charge des projets transverses ;
- Mettre à jour le cas échéant des pages web de la direction/administration ; production et diffusion d'informations internes ou institutionnelles.