Dd33 - assistant-e des départements « offre de soins hospitaliers » et « offre de soins de ville » h/f

Profil

Définition du poste : Assurer le secrétariat des deux départements (0.5 ETP pour chaque département), sous l’autorité des deux responsables de département et en interface avec le secrétariat de direction.

Activités essentielles :

· Réaliser l’accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels ;

· Tenir l'agenda des responsables de départements, gérer le planning collectif ;

· Gérer la messagerie et diffuser des informations aux partenaires extérieurs ;

· Préparer et rédiger les comptes rendus des réunions organisées par le département (réunions de service ou réunions trimestrielles avec les établissements et services) ;

· Effectuer des travaux de synthèse (remontées d'informations - tableaux de synthèse) ;

· Créer et suivre des tableaux Excel, des diaporamas, mettre en forme des documents et des courriers ;

· Actualisation du tableau des opérateurs de la Gironde ;

· Communiquer avec les directions métiers et les partenaires extérieurs (établissements, opérateurs, élus, etc ...) ;

· Diffuser et assurer un suivi des enquêtes ;

· Classer et archiver ;

· Assurer un suivi des instances (délais, signature courriers) ;

· Organiser matériellement les réunions et audioconférences ;

· Participer à l'actualisation de l'outil SI-contacts ;

· Organiser la mise en place de l'outil GED/GEC (Gestion Electronique des Dossiers/Gestion Electronique du Courrier) ;

· Participer à la gestion des dossiers relatifs aux Malades à Haut Risque Vital (en lien avec les médecins et Enedis), préparer des courriers et mettre à jour régulièrement le tableau de suivi des accords et refus ;

· Préparer les autorisations des transports de stupéfiants (voyage à l'étranger).

Spécificités du poste / Contraintes :

· Participer et contribuer à la continuité du fonctionnement des secrétariats de département et de la direction de la DD33.

Rattachement hiérarchique : Responsable du département « offre de soins hospitaliers ».

Rattachement fonctionnel : Responsable du département « offre de soins de ville ».

Compétences requises :

Connaissances :
BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS
ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL
GESTION DE L’INFORMATION
TECHNIQUES DE RÉDACTION


Savoir-faire :
ARCHIVER
MENER UNE VEILLE
RÉDIGER
RENDRE COMPTE
ORGANISER UNE ACTIVITÉ
ANALYSER UNE INFORMATION, UNE DONNÉE, UNE SITUATION, UN DISPOSITIF
COMMUNIQUER
TRAVAILLER EN ÉQUIPE


Savoir-être :
AVOIR L’ESPRIT D’ÉQUIPE
ÊTRE RIGOUREUX
FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Catégorie

B

Temps plein

Oui