Charge(e) de gestion documentaire senior h/f

***Forum Mairie de Puteaux, 4 novembre matin***

Dans le cadre du suivi administratif du processus de cession des logements de notre parc immobilier mis à la vente, au sein de la Direction Ventes et Copropriété, vos missions seront les suivantes :

1. Préparer et assurer la gestion des data rooms dans le cadre des opérations de cession, d'audit ou de due diligence :

- Collecter la documentation requise, en assurer le contrôle de la cohérence et de la complétude des documents ;

- Organiser, structurer et actualiser les data rooms,

- Assurer la gestion des accès et la sécurisation des informations, le respect des plannings et des contraintes opérationnelles liées à la valorisation du parc immobilier.

2. Assurer la gestion documentaire des biens immobiliers par la mise en place d'une Gestion Electronique des Documents (GED) pour l'ensemble des biens immobiliers gérés :

Vous structurez et Pilotez la GED :

- Identifier, en collaboration avec la DSI, l'outil de GED le plus adapté aux besoins

- Assurer le rôle de chef de projet métier outil dans le déploiement, l'administration et l'évolution de l'outil

- Proposer et mettre en place une nomenclature de nommage des documents ainsi qu'une arborescence de classement, à adapter selon les besoins

- Définir les rôles des intervenants et établir une procédure de gestion de la GED

- Concevoir et piloter le processus de migration/intégration des données

- Mettre à jour les procédures et modes opératoires liés à la gestion documentaire

- Assurer une veille sur les bonnes pratiques en matière de gestion documentaire

- Administrer et mettre à jour la GED : gestion des droits d'accès, suivi des évolutions, support aux utilisateurs

- Mettre à jour les fiches foncières des actifs (mise en copropriété, rétrocessions, etc.)

Vous assurez la Gestion opérationnelle de la documentation :

- Collecter l'ensemble des documents relatifs au patrimoine immobilier (titres de propriété, plans, documentation de construction et relative aux travaux importants, diagnostics existants, baux, contrats, rapports techniques, etc.)

- Contrôler la complétude et la conformité des dossiers documentaires, identifier les pièces manquantes et relancer les interlocuteurs concernés

- Assurer le nommage, le classement et l'indexation des documents selon la nomenclature définie

- Intégrer les documents dans la GED et garantir leur accessibilité et leur sécurité

- Veiller à la qualité, à la fiabilité et la sécurité des données documentaires

- Collaborer étroitement avec les équipes internes (juridique, technique, asset management.) et les partenaires externes pour la collecte et la transmission et la mise à jour des informations

- Tenir un tableau de reporting permettant de mesurer le niveau de complétude des data room et indiquant les remédiations en cours ou à traiter

Réinventons ensemble le logement !

De formation supérieure Bac +3 à Bac +5 en gestion documentaire, gestion de l'information, immobilier, administration des systèmes d'information, ou équivalent, vous avez une expérience de 5 ans minimum dans une fonction similaire : gestion documentaire, administration de GED, gestion de data rooms, idéalement dans le secteur immobilier.

Une expérience en gestion de projet serait appréciée, notamment sur le déploiement ou la migration d'outils de GED.

Vous êtes à l'aise avec les outils de GED et des environnements numériques de gestion documentaire, vous avez une bonne compréhension des enjeux de sécurité, de confidentialité et de conformité documentaire.

Doté(e) de bonnes qualités analytiques, vous êtes rigoureux(se) et organisé(e). Votre proactivité et votre aisance relationnelle seront des atouts indispensables à la réussite de vos missions.

Maîtrise du pack office exigée.

Poste à pourvoir dès que possible - CDI basé à La Défense (92)